Functieomschrijving

De Kunstacademie Wetteren is op zoek naar een administratieve medewerker om het secretariaat permanent te versterken.

Als administratief medewerker maak je deel uit van het secretariaat binnen een kunstacademie voor beeld, muziek of woord. Samen met je collega’s ben je verantwoordelijk voor de algemene administratieve ondersteuning van de werking van de kunstacademie. De directeur heeft uiteraard de eindverantwoordelijkheid maar rekent op de ondersteuning van administratieve medewerkers bij onderstaande taken. Je werkt voltijds (36 uur) waarvan 2 avonden tot 20 uur en op zaterdag tot 14 uur.

Kerntaken:

• Je staat de leerling en ouders te woord, zowel telefonisch, per mail als aan het onthaal.
• Je staat in voor de backoffice ondersteuning van het team, zoals het verwerken van leerlingen info in DKO3, opvolging van aanwezigheden, logistieke ondersteuning bij aanstellingen, vervangingen en lesverplaatsingen, opvolgen van betalingen, verzamelen van informatie voor brochures en evenementen, e.a.
• Je ondersteunt de collega’s bij het uitwerken van projecten, activiteiten en evenementen.

Vakspecifieke competenties

• Je bent in staat om administratieve taken tot een goed einde te brengen.
• Je beschikt over een gezonde dosis zelfzekerheid en zelfredzaamheid om zelfstandig aan de slag te kunnen gaan.
• Je bent zowel mondeling als schriftelijk taalvaardig in het Nederlands, zodat je de leerlingen en ouders correct te woord kan staan.
• Je kan op een rustige en duidelijke manier een boodschap overbrengen aan verschillende doelgroepen.
• Intensief telefonisch contact met leerlingen en ouders schrikt je niet af.
• Je bent in staat rustig te blijven wanneer een leerling of ouder zijn ongenoegen uit en je kan een gepaste oplossing aanbieden.
• Je hebt basiskennis Deeltijds Kunstonderwijs DKO3 of je bent bereid je hier op korte termijn in bij te scholen.
• Administratieve systemen zoals Word en Excel kennen voor jou geen geheimen.
• Je hebt basiskennis website builder of je wil je op korte termijn bijscholen.
• Je hebt een positieve uitstraling, bent vriendelijk en discreet.
• Je hebt een klantgerichte, flexibele en proactieve ingesteldheid.
• Je bent praktisch ingesteld, werkt nauwkeurig, resultaatgericht en leergierig.
• Je stelt je integer en loyaal op ten aanzien van de organisatie.
• Avond- en zaterdagwerk vormen voor jou geen probleem