Functieomschrijving

• Als SPOC (Single Point of Contact) ben je verantwoordelijk voor het uitbouwen en onderhouden van klantgerichte, efficiënte en transparante relaties met zowel interne als externe stakeholders. Je zorgt hierbij voor een optimale dienstverlening en een hoge klanttevredenheid.
• Je beheert het volledige administratieve, commerciële en technische dossier van de toegewezen sites. Je volgt acties proactief op en zorgt ervoor dat alle relevante informatie over de gebouwen correct, volledig en tijdig beschikbaar is.
• Je coördineert onderhouds- en uitvoeringswerken waarbij je waakt over de planning, kwaliteit en het beschikbare budget. Je zorgt ervoor dat de contractuele afspraken worden nageleefd en dat de verwachtingen van klanten en eigenaars worden ingevuld.
• Daarnaast sta je in voor de administratieve, technische en financiële opvolging van meldingen, incidenten en schadegevallen. Je analyseert kostenafrekeningen, controleert de juistheid ervan en detecteert mogelijke optimalisaties om efficiëntie en kostenbeheersing te verbeteren.
• Je identificeert noodzakelijke investeringen en maakt hierbij een economische analyse van de impact en prioriteiten. Bij budgetopmaak hou je rekening met toekomstige evoluties, wettelijke verplichtingen en strategische doelstellingen.
• Je bewaakt de naleving van wettelijke voorschriften en interne richtlijnen om risico's voor de eigenaar/beheerder te beperken. Je volgt leveranciers actief op en zorgt ervoor dat zij hun afspraken en kwaliteitsvereisten respecteren.
• Je rapporteert op regelmatige basis de belangrijkste KPI's aan de Property Manager en communiceert proactief over mogelijke risico's, commerciële aandachtspunten of situaties die de veiligheid en continuïteit van de bedrijfsactiviteiten kunnen beïnvloeden.
• Bij de overname of acquisitie van nieuwe gebouwen ondersteun je indien nodig het due diligence-proces. Hierbij controleer je de volledigheid van documenten, signaleer je afwijkingen en breng je mogelijke risico's in kaart.
• Je houdt je vakkennis actief up-to-date, deelt inzichten binnen de organisatie en draagt bij aan de optimalisatie van processen en werkwijzen.
• Tot slot neem je samen met het team deel aan de wachtdienst voor dringende technische interventies.