Functieomschrijving

Bij Skill BuilderS draait alles om groei. Van onze klanten én van jou.

Als L&D Officer in het team DOTO (Duurzame Organisatie- & Talentontwikkeling) zorg jij ervoor dat onze externe opleidingen en trajecten vlekkeloos verlopen. Jij bent de spil tussen klant, trainer en trainees. Je maakt impact door structuur, planning én een vleugje creativiteit. Samen zorgen we ervoor dat klanten snel geholpen worden en trainers maximaal kunnen schitteren.

Jouw rol: Jij bent de motor achter de dagelijkse werking van DOTO: dankzij jou draait de planning op wieltjes, blijven klanten tevreden en loopt alles gesmeerd. Je werkt hand in hand met de salescollega's en pakt moeiteloos over van zodra een opdracht binnen is.

Wat ga je doen?

Planning & organisatie

• Je puzzelt de planning van trainingen, workshops en meerdaagse trajecten in elkaar, rekening houdend met de wensen van de klant, beschikbaarheden van de trainers en de locatie.
• Je beheert meerdere trajecten tegelijk en houdt het overzicht, zo zorg je voor een naadloze opvolging — ook wanneer een klant last minute schuift of een trainer uitvalt.
• Je regelt de praktische kant tot in de puntjes: locaties, materiaal, catering en digitale tools.

Klantcommunicatie

• Als eerste aanspreekpunt voor klanten, trainers en deelnemers beantwoord je vragen helder & warm en zorg je dat iedereen tijdig weet waar hij aan toe is.
• Bellen is je tweede natuur: je grijpt vlot naar de telefoon om iets uit te klaren, een vraag te stellen of samen tot een oplossing te komen. Zo hou je het tempo hoog en de lijnen kort.
• Je houdt de communicatie doorheen het traject vlot en transparant. Je stemt met de klant af over inhoud, timing en praktische randvoorwaarden.

Facturatie & administratie

• Administratie geeft jou energie: je zorgt dat de facturatiestroom van A tot Z klopt, met duidelijke prijsafspraken bij de start en een tijdige, correcte factuur na afloop. Openstaande bedragen? Die stem je vlot af met de boekhouding.
• Je houdt onze CRM (Microsoft Dynamics) & Teams netjes bij: klantendossiers, opvolging, evaluaties, deelnemerslijsten...
• Elk dossier is bij jou in goede handen: contracten, offertes, bevestigingen en rapportering, allemaal verzorgd en op tijd.
• Je werkt nauw samen met onze trainers, bewaakt de prijsafspraken en keurt hun facturen goed in Peppol.

Ondersteuning van trainers

• Voor onze trainers ben jij de rots in de branding: je regelt een vlekkeloze agendaplanning, zodat ze altijd weten wanneer en waar ze aan de slag gaan. Je brieft hen helder over opzet en verwachtingen, spreekt af wie wat voorbereidt, zet oefeningen klaar, verzamelt materiaal en boekt de zalen. Het resultaat? Trainers die zich met volle goesting kunnen richten op waar zij in uitblinken: deelnemers meenemen en hun skills naar een hoger niveau tillen.
• Je ondersteunt bij de aanmaak van (digitaal) leermateriaal.

Meedenken & verbeteren

• Je bent een positivo en kijkt in kansen. Je signaleert knelpunten en stelt slimmere werkmethodes voor — via digitale tools, automatisatie of AI.
• Je analyseert bezettingen, doorlooptijden en klantfeedback en gebruikt die inzichten om onze werking scherper te maken.
• Je werkt mee aan de verdere professionalisering van DOTO als business unit.