Functieomschrijving

Onze klant is een maatwerkbedrijf waarbij kwaliteit en service gecombineerd worden met een maatschappelijke meerwaarde

Ben jij een administratieve duizendpoot die graag het overzicht bewaart, sterk is in plannen én energie haalt uit het ondersteunen van operationele teams? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken.

Als Bediende Interne Sales & Planning Groendienst ben je de rechterhand van de werfleiders en de Business Unit Manager. Je zorgt ervoor dat dossiers administratief van A tot Z correct worden opgevolgd en dat de dagelijkse werking van de groendienst efficiënt verloopt.

Je bent veel meer dan een administratief medewerker. Je bent een onmisbare schakel binnen het team die structuur brengt, prioriteiten stelt en ervoor zorgt dat collega's op het terrein hun werk optimaal kunnen uitvoeren.

Samen met je collega van de backoffice voor de diensten schilderen, poetsen en inboedelservice vorm je een sterk administratief team. Jullie zorgen voor een vlotte samenwerking, een duidelijke taakverdeling en nemen elkaars taken over tijdens afwezigheden.

Jouw verantwoordelijkheden

Offertes en calculaties

• Je ondersteunt bij het voorbereiden en opmaken van offertes voor de groendienst.
• Je maakt calculaties op van materialen, werkuren, machines en marges.
• Je ondersteunt bij nacalculaties en analyseert uitgevoerde projecten.

Planning en organisatie

• Je stelt in overleg met de werfleiders de jaar-, maand-, week- en dagplanning op.
• Je plant medewerkers in op basis van competenties, beschikbaarheid en prioriteiten.
• Je anticipeert op wijzigingen zoals weersomstandigheden, ziekte of dringende opdrachten.
• Je zorgt voor een efficiënte inzet van materiaal en machines op de verschillende werven.
• Je communiceert planningen en wijzigingen duidelijk naar de betrokken teams.

Administratieve opvolging

• Je beheert klantendossiers en verwerkt contracten administratief.
• Je volgt werkuren en prestaties van de teams op met het oog op een correcte facturatie.
• Je verwerkt werkbonnen, dagrapporten en logboeken.
• Je bewaakt budgetten, deadlines en de administratieve voortgang van de projecten.
• Je ondersteunt de opvolging van veiligheids- en kwaliteitsdocumenten.

Facturatie en klantencontact

• Je ondersteunt de facturatie van de verschillende diensten.
• Je controleert uitgevoerde werken aan de hand van offertes en contracten.
• Je bent een aanspreekpunt voor klanten met betrekking tot lopende dossiers.
• Je informeert klanten proactief over de voortgang van hun projecten en plant indien nodig afspraken in.

Aankoop en voorraadbeheer

• Je vraagt offertes op bij leveranciers.
• Je bestelt materialen, planten, machines en verbruiksgoederen.
• Je volgt leveringen op en verzorgt de administratieve verwerking hiervan.

Verbetering en digitalisering

• Je werkt met ERP- en planningssystemen en houdt databanken up-to-date.
• Je denkt actief mee na over procesoptimalisaties en verdere digitalisering.
• Je ondersteunt bij rapporteringen en administratieve verbeterprojecten.