Functieomschrijving

Voor onze klant, in de eventsector, zijn we op zoek naar een office manager.

Ben jij een administratieve alleskunner die energie krijgt van structuur brengen, planningen opvolgen en alles achter de schermen vlot kan laten draaien? Werk je graag in een dynamische omgeving waar geen enkele dag dezelfde is én waar jouw initiatief echt gewaardeerd wordt? Dan ben jij misschien de collega die wij zoeken.

Als deeltijdse Office Manager ben jij een onmisbare schakel binnen de organisatie. Jij zorgt ervoor dat administratie, planning en operationele opvolging perfect op elkaar afgestemd zijn. Dankzij jouw overzicht, nauwkeurigheid en hands-on aanpak kunnen de projecten efficiënt blijven draaien.

Wat ga je doen?

Geen dag is hetzelfde. Jij zorgt ervoor dat alles administratief en organisatorisch op rolletjes loopt:

Je ondersteunt en volgt de werkplanning van eigen medewerkers en externe partners op.

Je beheert tijdsregistraties en zorgt voor een correcte administratieve verwerking.

Je verzorgt de administratieve opvolging van extern personeel volgens de geldende regelgeving.

Je boekt hotelovernachtingen en verwerkt de bijhorende administratie.

Je volgt transporten, hulpmiddelen en rollend materieel administratief op.

Je ondersteunt bij de inhuur van transport, machines en hulpmiddelen.

Je bewaakt keuringen, onderhoud en reservaties van voertuigen, heftrucks en ander materiaal.

Je controleert materialen en houdt de administratie nauwkeurig bij.

Je plaatst projectgebonden bestellingen zoals verwarming, verlichting en HVAC-materialen.

Je maakt projectfacturen op, verstuurt ze en volgt ze verder op.

Je helpt mee oplossingen zoeken bij onverwachte administratieve of operationele uitdagingen.

Je bent back-up voor de tijdsregistratie via Geodynamics.