Functieomschrijving

Als administratieve medewerker ondersteun je het mobiliteitsbeheer binnen de organisatie.  Je zorgt voor een efficiënte en correcte administratie van het wagenpark, fietsleasing, parking,  mobiliteitsbudgetten, en je draagt bij aan een vlotte dienstverlening naar medewerkers.

Belangrijkste taken en verantwoordelijkheden

• Beheer wagenpark o Administratieve opvolging van leasecontracten, bestelprocessen en leveringen van  voertuigen o Opvolging van onderhoud, keuringen, verzekeringen en schadegevallen o Beheer van boetes o Correct bijhouden van voertuiggegevens en contracten o Beheer van tankkaarten en laadpassen

• Ondersteuning mobiliteitsbeleid o Meewerken aan de implementatie en opvolging van mobiliteitsinitiatieven (bv.  elektrische voertuigen, laadstations, fietsleasing, mobiliteitsbudget) o Toepassen en bewaken van interne mobiliteitsprocedures

• ull; Contactpersoon voor medewerkers

o Beantwoorden van vragen rond mobiliteit (wagens, tankkaarten, laadoplossingen,  fietsleasing, etc.) o Ondersteunen bij onboarding van nieuwe medewerkers met betrekking tot  mobiliteitsoplossingen

• Leveranciersbeheer

o Contacten onderhouden met leasingmaatschappijen, verzekeringsmaatschappijen,  brands, dealers, en andere partners o Opvolgen van facturatie en contractuele afspraken

• Administratie en rapportering o Verwerken van facturen en controleren van kosten o Opstellen van rapporten en overzichten (TCO, gebruik, kostenanalyse) o Check en updaten van bestanden

• ull; Compliance en regelgeving

o Zorgen voor naleving van fiscale en wettelijke regels rond mobiliteit o Bijdragen aan audits en interne controles