Functieomschrijving

Heb jij het talent om facilitaire diensten en contracten te beheren? Heb je zin voor buitendienst? Als administratief medewerker (dossierbeheerder) voor soft facilities ben jij de schakel tussen interne klanten en leveranciers en zorg je voor een vlotte werking. Samen zorg jij voor een efficiënte en klantgerichte dienstverlening die alles in goede banen leidt!

• Je bent administratief medewerker (dossierbeheerder) voor diverse soft facilities:
  • Je beheert de contracten met externe leveranciers rond schoonmaak, ramenschoonmaak, onkruidverwijdering, schoonmaakproducten en benodigdheden, vendingmachines, sneeuw- en ijzelbestrijding, catering, beheer zandbakken voor onderwijsinstellingen, reiniging dampkappen en koelkasten,…voor een portefeuille van ongeveer 70 gebouwen, waaronder politiekantoren, dienstencentra, open huizen, buurthuizen,…
  • Je bent dossierbeheerder voor de ramenschoonmaak. Dit wil zeggen dat je de administratieve opvolging opneemt (afspraken maakt met leveranciers, planningen opvolgt, klachten opvolgt,…).
  • Je bent back-up contactpersoon voor de dossierbeheerder koffietoestellen en waterkoelers. Bij afwezigheid van de vaste dossierbeheerder neem jij de operationele opvolging over (telefonische ondersteuning bieden aan servicemedewerkers, contact opnemen met leveranciers om een interventie aan te vragen,…).
  • Vlot contacten leggen is geen probleem voor jou. Je bent aanspreekpunt voor interne klanten en externe leveranciers. Je zorgt voor een efficiënte en klantgerichte dienstverlening. Je voert kwaliteitscontroles uit en stuurt bij waar nodig.
  • Je zorgt voor een goede opvolging van de contracten. Je doet maandelijks plaatsbezoeken en voert kwaliteitscontroles uit. Je neemt acties op waar nodig. Je bent regelmatig bij de klanten op de werkvloer om problemen op te lossen en controles uit te voeren. Je bent ongeveer 50-60% van de werktijd op de baan.
• Administratie is helemaal jouw ding:
  • Je stelt dossiers administratief samen ter voorbereiding van vergaderingen, overheidsopdrachten en schoonmaakcalculaties.
  • Jouw bestanden rond contractbeheer, klantopvolging en opvolging van de diensten zijn steeds up-to-date.
  • Brieven/e-mails opstellen en telefoonoproepen beantwoorden doe je graag. Je staat mee in voor de telefoonpermanentie.
  • Je beheert de bevoorrading van koffie, thee, schoonmaakproducten en andere benodigdheden voor jouw portefeuille.
  • Je reserveert lokalen en organiseert vergaderingen in kader van dossier- en klantenopvolging. Tijdens vergaderingen maak je een mooi verslag op.