Functieomschrijving

Als Property Manager met affiniteit voor financiën ben je de rechterhand van onze technisch sterke property manager. Waar hij het gebouw kent tot in de kleinste details, ben jij diegene die de administratie, de communicatie en de cijfers achter dat beheer op punt zet. Je zorgt ervoor dat alle details kloppen, de nodige werken tijdig uitgevoerd worden en de communicatie met onze huurders helder verloopt.

Concreet:

Kwartaalafrekeningen naar de huurders (kerntaak): je stelt de periodieke afrekeningen van de gemeenschappelijke kosten op. Je verdeelt de kosten die de gemeenschap draagt correct over de huurders volgens hun quotiteiten en hun bezettingsgraad in het gebouw. Dit is een nauwkeurige, boekhoudkundige taak waarin jij het verschil maakt. Je wordt hierin ondersteund door de collega’s van Finance.

Communicatie met huurders: je bent, samen met de property manager, een eerste aanspreekpunt voor huurders. Je beantwoordt vragen, stelt duidelijke brieven en afrekeningen op en zorgt voor een vlotte, professionele opvolging.

Administratieve ondersteuning van het beheer: je ondersteunt de property manager in de dagelijkse administratie: opvolging van dossiers, klassement en het bijhouden van correcte en actuele gegevens per gebouw.

Kosten- en leveranciersopvolging: je verwerkt en controleert facturen, wijst kosten toe aan het juiste gebouw volgens de correcte kostensleutels en zorgt voor een correcte administratieve afhandeling. Jaarlijks voer je een prijsvergelijking van de belangrijkste leverancierscontracten door.

Samenwerking met de boekhouding: je werkt nauw samen met onze interne boekhouding en stemt af zodat afrekeningen, indexaties en kostenverdelingen boekhoudkundig kloppen. Jouw praktische kennis van de gebouwen en huurders is hierbij onontbeerlijk.

Flexibele ondersteuning op het terrein: bij afwezigheid of vakantie van de property manager stel je je flexibel op om wat meer taken ‘on the field’ bij te nemen, zoals een plaatsbezoek met een aannemer of kandidaat-huurder, of andere taken die je ter plaatse in de gebouwen uitvoert. Zo groei je in de toekomst door tot een all-round property manager.

Jouw rol binnen het team;

Je vormt samen met onze property manager een sterk duo: hij neemt het technische en operationele beheer voor zijn rekening, jij zorgt voor de administratieve en financiële ruggengraat eronder.

Doordat we het beheer van onze gebouwen in eigen huis organiseren, speel je een sleutelrol in de correcte en tijdige uitvoering van de kwartaalafrekeningen en de communicatie daarover naar onze huurders.

Je werkt nauw samen met de boekhouding en rapporteert aan hen inzake de afrekeningen en budgetten. Het is een functie met veel eigen verantwoordelijkheid, waarin nauwkeurigheid,

structuur en klantgerichte communicatie centraal staan – en waarin je alle ruimte krijgt om verder door te groeien binnen ons vastgoedbeheer.