Functieomschrijving

Als Administratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse werking van een operationele dienst en zorg je voor een vlotte administratieve en organisatorische opvolging van diverse activiteiten en projecten. Je werkt nauw samen met coördinatoren en collega's en draagt bij aan een gestructureerde werking binnen verschillende domeinen.

Je staat onder andere in voor:

• Opvolgen en beheren van diverse mailgroepen binnen de algemene mailbox en het correct verwerken en classificeren van inkomende mails. Bijvoorbeeld het beheren van de instroom van kandidaturen van vrijwilligers via de website.
• Administratieve opvolging van verschillende contracten en samenwerkingen. Bijvoorbeeld de opvolging van de raamcontracten met professionele voetbalclubs.
• Ondersteunen bij administratieve dossiers en projecten binnen de dienst. Bijvoorbeeld het analyseren van de uitstroom bij opleidingen tot specifieke functies die vrijwilligers bekleden.
• Up-to-date houden van interne contact- en overleglijsten.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.
• Instaan voor het onthaal en de oriëntatie van nieuwe medewerkers, inclusief het inplannen van interne opleidingen en het aanvragen van toegangen en applicaties.
• Up-to-date houden van publicaties op de website. Bijvoorbeeld het publiceren en verspreiden van omzendbrieven (dringende informatie voor vrijwilligers en andere stakeholders).
• Controle van onkostennota’s van vrijwilligers in het ERP systeem.
• Praktische ondersteuning bij de opstart en onboarding van nieuwe medewerkers.
• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan coördinatoren binnen verschillende werkdomeinen.