Functieomschrijving

Atlas Ventures is op zoek naar een veelzijdige en nauwkeurige medewerker die een centrale ondersteunende rol opneemt binnen onze organisatie.

In deze gecombineerde functie ondersteun je enerzijds de zaakvoerder als personal assistant en help je anderzijds het boekhoudteam met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken. De nadruk tussen beide onderdelen kan wisselen afhankelijk van de noden en prioriteiten binnen de organisatie.

Je bent een vertrouwenspersoon die discreet omgaat met persoonlijke, zakelijke en financiële informatie. Tegelijk zorg je ervoor dat administratieve taken en praktische opvolging niet bij het boekhoudteam blijven liggen, zodat onze dossierbeheerders zich maximaal kunnen concentreren op hun boekhoudkundige werkzaamheden.

Jouw takenpakket

Je staat onder meer in voor:

• Het beheren en opvolgen van de agenda van de zaakvoerder;

• Het inplannen, voorbereiden en opvolgen van afspraken;

• Het beheren, structureren en opvolgen van e-mails;

• Het bewaken van deadlines, actiepunten en lopende dossiers;

• Het bieden van persoonlijke, administratieve en organisatorische ondersteuning aan de zaakvoerder;

• Het beheren en opvolgen van de algemene mailbox;

• Het verzorgen van het eerste telefonische en schriftelijke klantencontact;

• Het opvolgen van leveranciers en externe partijen;

• Het zelfstandig beheren en opvolgen van uiteenlopende contracten en administratieve dossiers;

• Het begrijpen en beoordelen van voorwaarden, termijnen en praktische aandachtspunten;

• Het vergelijken van verschillende mogelijkheden en het nemen van de nodige vervolgstappen;

• Het verzamelen, structureren en verwerken van administratieve en cijfermatige informatie;

• Het opmaken en bijhouden van duidelijke overzichten en rapporteringen;

• Het ondersteunen van het boekhoudteam bij algemene administratieve werkzaamheden;

• Het voorbereiden en administratief opvolgen van interne dossiers en klantendossiers.

Het is belangrijk dat je niet alleen taken uitvoert, maar ook inzicht hebt in wat je opvolgt. Je kan informatie beoordelen, denkt mee over de juiste aanpak en zorgt ervoor dat dossiers en contracten tijdig en correct worden afgehandeld.