Functieomschrijving

Zin om een cruciale rol te spelen binnen een dynamisch team en jouw organisatorische vaardigheden volop te benutten? Dit is de kans waar je op hebt gewacht!

In deze veelzijdige functie als Administratief Assistent ben jij de onmisbare schakel die zorgt voor het vlekkeloze verloop van alle administratieve processen. Van het opstellen van belangrijke documenten tot het beheren van de communicatie, jij hebt alles onder controle. Achter de schermen zorg je voor een feilloze administratie zodat het team zich volledig op de kerntaken kan focussen. Dankzij jouw inzet als Administratief Assistent draait de hele organisatie op volle toeren.

Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend:

• Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.
• Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.
• Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.
• Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.
• Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.
• Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.