Functieomschrijving

Missie

U staat in voor de dagelijkse administratieve opvolging van het bedrijf en garandeert een nauwkeurige behandeling van klantendossiers, facturatie financiële opvolging van dee budgetten en administratieve ondersteuning voor de commerciële en technische teams.

Uw verantwoordelijkheden

Commerciële administratie

· Invoer van nieuwe klanten in het boekhoudsysteem.

· Invoer van offertes.

· Verwerking van goedgekeurde offertes.

· Aanmaak en opvolging van digitale dossiers.

· Overdracht van dossiers aan de vertegenwoordigers.

· Beheer van inkomende leads (telefoon, e-mail).

· Opvolging van de planning van interventies.

Facturatie en Boekhouding

· Opstellen van voorschotfacturen.

· Opstellen van tussentijdse facturen.

· Opstellen van eindfacturen.

· Aanmaak van creditnota’s.

· Controle van btw‑tarieven.

· Verzending van facturen per e-mail en via Peppol.

- Controle budgetten

Administratieve boekhouding

· Invoer van aankoopfacturen.

· Controle van betalingen.

· Opvolging van openstaande debiteuren.

· Verzending van betalingsherinneringen.

· Klantenopvolging bij achterstallige betalingen.

· Administratieve opvolging van incassodossiers.

- Financiele opvolging van de budgetten

Secreta­riaat

· Telefonisch onthaal.

· Beheer van de algemene mailbox.

· Opstellen van brieven en e-mails.

· Beheer van boetes en andere administratieve documenten.

· Correspondentie met klanten, experts, verzekeringen en leveranciers.

· Administratieve ondersteuning voor vertegenwoordigers en directie.