Vind een job
Office Manager
Contract
- Vaste job
- Voltijds
- Dagwerk
- Contract van onbepaalde duur
Talenkennis
- Nederlands (Zeer goed)
Vereiste studies
- Bachelor
Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring
Functieomschrijving
Als office manager ben jij het hart van onze werking. Dankzij jou verloopt de communicatie met klanten en de interne planning op wieltjes.
Alfa Certi is gespecialiseerd in asbestinventarisaties, EPC- en EPB-verslaggeving en veiligheidscoördinatie. We zijn actief in heel Vlaanderen en opereren vanuit de co-working Copperworks in Sint-Niklaas, een bruisende werkomgeving waar samenwerken centraal staat.
Je staat in voor:
- Alle binnenkomende telefoons beantwoorden: jij bent het eerste aanspreekpunt van onze klanten, notarissen, makelaars, architecten en aannemers.
- Alle binnenkomende opdrachten op een efficiënte manier inplannen.
- Veelgestelde vragen beantwoorden: je bouwt gaandeweg een basiskennis op van onze diensten.
- Administratieve voorbereiding van dossiers (EPC, asbest, EPB, ...) zodat onze verslaggevers meteen aan de slag kunnen.
- Uitsturen en opvolgen van facturen.
- Digitale archivering in Dropbox, CRM-systeem, Toolmaster.
- Proactief knelpunten detecteren zoals overvolle weken, dubbele afspraken, ontbrekende info, …
- Organisatie van de kleine events zoals after works, teambuildings, info-sessies, ...
- Ondersteuning van HR: personeelsadministratie, onboarding van nieuwe medewerkers, registratie van verlof- en ziektedagen.
- Beheer van onze sociale media.
- Coördinatie van praktische zaken: voorraad beheer, kantoorbenodigdheden, contact met leveranciers.
Profiel
We zoeken iemand die energie krijgt van structuur én van klantcontact. Iemand die meedenkt en proactief handelt. Je herkent jezelf met andere woorden in dit profiel:
-
Je bent enthousiast, leergierig en verwelkomt klanten steeds met de glimlach
-
Je bent gestructureerd, houdt van plannen, en behoudt het overzicht. Ook als het even anders loopt dan verwacht.
-
Je bent vlot met Microsoft Word en Excel. Kennis hiervan is een must.
-
Je zoekt actief antwoorden op vragen die je (nog) niet kan beantwoorden.
-
Je houdt van afwisseling en werkt graag in een klein, betrokken team.
-
Je hoeft geen voorkennis te hebben van onze diensten, maar je bent bereid om bij te leren.
-
Je beschikt over een bachelordiploma of gelijkwaardig door ervaring.
Professionele vaardigheden
- De doorstroming van informatie verzekeren
- Klanten onthalen
- De planning van een verantwoordelijke of medewerker organiseren
- Interne communicatie opstellen (verslagen, rapporten, nota's, …)
- Een verslag opstellen van een vergadering
Persoonlijke vaardigheden
- Inleving
- Flexibiliteit
- Resultaatgerichtheid
- Communiceren
- Assertiviteit
- Verantwoordelijkheid
- Kritisch denken
- Samenwerken
- Klantgerichtheid
- Digitaal denken
- Zelfstandigheid
- Analyseren
Aanbod
- Een job met verantwoordelijkheid en impact binnen een groeiend bedrijf.
- Een leuk team dat voor elkaar klaarstaat en waar je jezelf mag zijn.
- Om je werk efficiënt uit te kunnen voeren voorzien we een vlotte en volledig uitgeruste computer, een smartphone met gsm-abonnement en alle digitale tools die je zelf nodig acht.
- Een fijne werkplek in Copperworks , een inspirerende en moderne kantooromgeving in Sint-Niklaas aangevuld met mogelijkheid tot huiswerk.
- Doorgroeimogelijkheden op termijn, afhankelijk van jouw ambities.
- Een aantrekkelijk loon op maat, afgestemd op jouw ervaring en wensen.
- We werken met een 40 uren-week. Jouw 20 verlofdagen worden zo aangevuld met 12 ADV-dagen.
Plaats tewerkstelling
Stationsplein 29 Postbus C 9100 SINT-NIKLAAS
Hoe solliciteren?
Meer info
Klaar om aan de slag te gaan bij Alfa Certi?
Stuur je cv en een korte motivatie, en we plannen graag een kennismaking in. Heb je nog vragen? Bel ons op 0498 11 72 55: we helpen je vraag verder.
Contactpersoon
Dhr. Tom De Malsche
Adres
Burelen Copperworks
Stationsplein 29 Postbus c 9100 SINT-NIKLAAS
Je kan solliciteren via:
Telefoon
0498 11 72 55Persoonlijk aanmelden
Burelen Copperworks
Stationsplein 29 Postbus c 9100 SINT-NIKLAAS
Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach
Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.
VDAB-vacaturenummer: 74324479
VDAB-beroep: Managementassistent
Online sinds: 06-08-2026
Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.
Niet alle vacatures zijn nagekeken door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van de niet-nagekeken vacatures.