Functieomschrijving

Wil je 4/5 werken en elke dag een afwisselende combinatie van onthaal, administratie en organisatie opnemen? In deze functie ben je het eerste aanspreekpunt voor bezoekers, klanten en collega's en zorg je achter de schermen dat praktische zaken vlot geregeld zijn. Je werkt zelfstandig, hebt een brede verantwoordelijkheid en bent op vrijdag thuis.

Jouw functie

Als onthaalmedewerker ben je een belangrijk aanspreekpunt binnen de organisatie. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, telefoons correct worden behandeld en praktische zaken achter de schermen geregeld zijn.

Onthaal en communicatie

• Je ontvangt bezoekers en begeleidt hen naar de juiste persoon of afdeling
• Je beantwoordt inkomende telefoons en verbindt correct door in het Nederlands, Frans en Engels
• Je verwerkt de inkomende en uitgaande post
• Je zorgt ervoor dat bezoekers, klanten en collega's zich welkom voelen
• Je behandelt vertrouwelijke informatie op een discrete en professionele manier

Organisatie en administratie

Daarnaast zorg je ervoor dat verschillende praktische zaken geregeld zijn. Denk bijvoorbeeld aan:

• Agenda's beheren en afspraken opvolgen
• Bestellingen plaatsen
• Documenten opmaken
• Zalen reserveren voor opleidingen en vergaderingen
• Catering, zoals broodjes, voorzien voor opleidingen of vergaderingen
• Praktische organisatie van interne evenementen, zoals een nieuwjaarsreceptie
• Vliegtickets regelen voor buitenlandse zakenreizen
• Waar nodig administratieve ondersteuning bieden aan andere diensten

Je krijgt dus heel wat verschillende zaken op je bord. Jij houdt het overzicht, volgt acties op en zorgt ervoor dat praktische zaken geregeld zijn zonder dat anderen zich daar nog zorgen over hoeven te maken.