Functieomschrijving

• Je bent de enige binnen de afdeling met de nodige kennis en inzicht in de materie, en daardoor het eerstelijns aanspreekpunt voor promotoren, medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici. Je verschaft hen informatie en ondersteuning met betrekking tot hun financiële, HR, logistieke, administratieve en organisatorische vragen. 
• Je beheert voor de afdeling de financiële verrichtingen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturatie. Je bereidt de verkoop facturen voor en volgt de beroepskosten op. Bij dit alles volg je de voorgeschreven procedures en regelgeving van de KU Leuven.
• Je beheert tijdig de aanstellingen van personeel en verlengingen van contracten, en volgt deze dossiers verder op tot volledige afhandeling. 
• Je volgt projecten op door periodieke controle van de werkings- en personeelsbudgetten en door ondersteuning bij tussentijdse- en eindrapporteringen. Je formuleert voorstellen aan de projectbeheerders over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen rekening houdend met de aard van de financieringsbronnen en de regelgeving. 
• Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij de organisatie van projectvergaderingen, activiteiten en events, dienstreizen, workshops, …
• Vanuit je expertise analyseer en verbeter je de processen, maak je draaiboeken en werk je voorstellen uit. Je wijst medewerkers op de te volgen procedures, je schat zelf prioriteiten in, informeert de betrokken professoren proactief over hun planning en herinnert hen aan deadlines. 
• Je werkt autonoom, bent verantwoordelijk en zoekt steeds op een proactieve manier naar pasklare oplossingen, je neemt contact met andere diensten en stakeholders voor afstemming.
• Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdeling overschrijdende of overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere departementale teamleden. 
• Je neemt deel aan het formele en informele administratieve overleg binnen de afdeling ProcESS en het departementale administratief overleg.