Functieomschrijving

In het kader van de groei van haar activiteiten is onze klant op zoek naar een Technical Administrative Assistant ter ondersteuning van de planning en administratieve opvolging van de onderhoudsactiviteiten binnen de afdeling Building.

De afdeling staat in voor zowel preventief als curatief onderhoud van gebouwen binnen de banksector. In deze functie ben je de spilfiguur tussen de klanten, de techniekers en de interne coördinatoren en zorg je voor een vlotte en efficiënte organisatie van de interventies.

Locatie: Brussel
Contract: Interim met optie vast of onmiddellijk vast contract (onbepaalde duur)
Tewerkstelling: Voltijds

Jouw functie
Als Technical Administrative Assistant ben je verantwoordelijk voor:

Het eerste aanspreekpunt zijn voor dringende aanvragen via telefoon en e-mail.
Het registreren, verwerken en toewijzen van onderhoudsaanvragen via het ticketingsysteem.
De administratieve opvolging van onderhoudsinterventies op het vlak van HVAC, elektriciteit en sanitair.
De planning van interventies ondersteunen in samenwerking met de Facility Coordinator.
Het wekelijks actualiseren van de onderhoudsplanning en -kalenders.
Het beheren van aanvragen voor de aankoop van materialen en diensten in overleg met de Facility Coordinator.
Deelnemen aan de wekelijkse teamvergaderingen.
Facturen administratief opvolgen en doorgeven aan de Contract Manager.
Meewerken aan de voorbereiding van de maandelijkse rapporteringen.