Functieomschrijving

Voor een bedrijf gelegen in Kontich zijn we op zoek naar een Office Assistent 

• Onthaal van bezoekers
• Ontvangst van goederen
• Telefonisch onthaal: beantwoorden en/of dispatching van inkomende telefoons naar juiste persoon
• E-mail behandelen

Economaat

• Opvolging voorraad economaat (WC papier, office benodigdheden, koffie/water,….)

Administratieve ondersteuning management

• Presentaties voorbereiden voor management
• Administratieve ondersteuning aan management mbt: Reizen, resto, events organiseren
• Communicaties voorbereiden voor management en marketing
• Administratieve support marketing & communicatie

Leveranciers

• Aanmaken van leveranciers in BP
• Inboeken van facturen

Klanten

• Opvolging betalingen klanten van pro-forma
• Opvolging openstaande klanten
• Aanmanen van openstaande klanten

Administratieve ondersteuning logistiek

• Administratieve verwerking shipping
• Ingeven van uit te voeren verzending in systeem van transporteur (adres bestemming, gewicht, aantal palletten/dozen/enveloppen
• Ingeven van verzending van stalen pakketten
• Overzicht opvolging stalen (wanneer gaat stalenpakket in uitlevering bij de klant)

Verwerken Sales orders

• Sales team ondersteunen met orders ingeven en opvolging klanten
• Administratieve input van sales orders in klanten systeem (ERP vroegere Brilliant)
• Opmaken pro-forma factuur bij voorafbetalingsvoorwaarden ;
• Opmaken aflevernota’s ;
• Informeren klant over leveringstermijnen.
• Email bevestiging ontvangst order ;

Onbedrukte zakken

• Sales team ondersteunen met onbedrukte zakken
• Verwerken toebedeelde inkomende orders van onbedrukte goederen (klanten in portefeuille)

Her-bestellingen:

• Sales team ondersteunen met her-bestellingen

Stalen pakketten versturen

• Sales Team ondersteunen met het samenstellen en opsturen van stalenpakketten

Verzending ingeven in systeem B-post ;

• Afprinten etiketten en kleven (deadline verzending : 11u)
• Opvolgen van ontvangst stalen :
• Dispatching prospect aan Accountmanager, Sales Manager ;