Functieomschrijving

Jouw rol

Als Front Office & Hospitality Administrator ben je één van de gezichten van Orsi Academy. Je zorgt ervoor dat bezoekers zich welkom voelen, snel verder geholpen worden en dat de praktische organisatie achter de schermen vlot verloopt.

Je werkt in een vaste namiddagshift van 14.00 tot 18.00 uur en vormt samen met je collega's het aanspreekpunt voor bezoekers, deelnemers en medewerkers.

Je werkt daarbij in een bijzondere, internationale omgeving. Artsen en andere medische professionals komen bij Orsi Academy trainen, kennis uitwisselen en kennismaken met nieuwe technologieën en technieken. Interesse in de medische wereld, innovatie en de doelgroep waarmee we werken, vinden we daarom belangrijk. Je hoeft geen medische voorkennis te hebben, maar je bent wel nieuwsgierig naar wat er bij Orsi Academy gebeurt.

Wat ga je doen?

Je combineert onthaal, administratie en praktische ondersteuning.

Onthaal & communicatie

• Je verwelkomt en registreert bezoekers en deelnemers.
• Je helpt bezoekers vlot op weg binnen Orsi Academy.
• Je beheert badges en naamkaartjes.
• Je beantwoordt telefonische oproepen en volgt de algemene info-mailbox mee op.

Logistiek & administratie

• Je ontvangt en coördineert leveringen, pick-ups en shipments.
• Je ondersteunt bij bestellingen en de verkoop van goodies.
• Je helpt bij last-minute praktische vragen en wijzigingen.
• Je ondersteunt waar nodig bij travel arrangements.
• Je helpt bij de pre-registratie van deelnemers in Salesforce.

Hospitality & organisatie

• Je bewaakt mee de uitstraling van de receptie en de bezoekerservaring.
• Je zorgt ervoor dat signalisatie en praktische informatie correct en up-to-date zijn.
• Je ondersteunt opleidingen, events en bezoekersstromen.
• Je merkt praktische noden op en helpt mee zoeken naar een oplossing.

Afhankelijk van jouw ervaring, interesses en verdere groei kan het takenpakket later worden uitgebreid met een aantal duidelijk afgebakende administratieve of organisatorische verantwoordelijkheden.