Functieomschrijving

De administratief en operationeel medewerker ondersteunt de kernactiviteiten van de organisatie door het correct plannen, opvolgen, controleren en administratief verwerken van opdrachten, projecten, logistieke stromen, klachten en technische interventies. De functie vormt een cruciale schakel tussen techniekers, werfleiders, projectteams.

PLANNING & DISPATCHING

· Opstellen, opvolgen en bijsturen van dagelijkse en projectmatige planningen.

· Inplannen van afspraken met klanten, syndici en andere stakeholders.

· Afstemmen van planning met werfleiders en techniekers.

· Actief ingrijpen bij afwezigheden, wijzigingen of verstoringen.

· Behandelen van vragen van techniekers en werfleiders en fungeren als aanspreekpunt.

ADMINISTRATIE & DOSSIERBEHEER

· Controleren van volledigheid en correctheid van dossiers en inventarisatieverslagen.

· Opvolgen van afmeldingen van uitgevoerde werken volgens vastgelegde procedures.

· Opmaken, opvolgen en verwerken van PO’s, offertes en administratieve documenten.

· Registreren en rechtzetten van onvolledige of foutieve dossiers.

· Beheren en opvolgen van openstaande items en tickets in diverse systemen.

BACKOFFICE & VERIFICATIES

· Controleren van foto’s en meterstanden (water, gas, elektriciteit) aangeleverd door techniekers.

· Bevestigen of afkeuren van uitgevoerde werken op basis van kwaliteitscontrole.

· Registreren van tekortkomingen en terugkoppelen naar techniekers.

· Nauwgezet volgen van vaste stappenplannen en kwaliteitsprocedures.

LOGISTIEK & ORDERBEHEER

· Dagelijkse opvolging van materiaalafmeldingen en logistieke stromen.

· Ondersteunen bij stockbeheer en voorbereiding van stocktellingen.

· Analyseren en verwerken van orders, inclusief correcte labeling en verwerking in systemen.

· Bewaken dat alle orders correct ingepland en afgewerkt worden binnen afgesproken termijnen.

· Rapportering en opvolging in rapporteringstools.

KLACHTENBEHEER & COMMUNICATIE

· Ontvangen, registreren en opvolgen van klachten van klanten en opdrachtgevers.

· Bevestigen van ontvangst en correct identificeren van de klant.

· Analyseren en prioriteren van klachten voor interne opvolging.

· Actieve deelname aan interne en externe overlegmomenten.

· Rapporteren en bijsturen volgens continue verbeterprincipes (PDCA).

RAPPORTERING & SAMENWERKING

· Rechtstreeks rapporteren aan de relevante Team Lead of Manager

· Intensieve samenwerking met techniekers, werfleiders, projectteams en project team.

· Actieve bijdrage aan procesoptimalisatie en kwaliteitsverbetering.