Profiel

• Je spreekt vlot Nederlands en Engels.
• Je kan goed werken met MS Office (Outlook, Word, Powerpoint en basis Excel).
• Je bent administratief aangelegd.
• Je hebt een sterk organisatievermogen en bent hands-on.

Je draagt zorg voor het gebouw:

• Bij vergaderingen/workshops/opleidingen zorg je voor de juiste zaalopstelling bij elke gelegenheid. Samen met je collega's, bouw je de zalen om wanneer nodig
• Tijdens de dag loop je nog verschillende rondes om ervoor te zorgen dat de vergaderzalen en keukentjes netjes & ordelijk blijven - je ziet zelf werk en hebt oog voor detail
• Na vergaderingen, workshops en opleidingen zorg je ervoor dat de vergaderzalen terug netjes zijn, klaar om de volgende ronde van collega's en bezoekers te ontvangen
• Je adviseert over verbeteringen en vernieuwingen in onze vergaderzalen, gebouw, economaat, ...
• Ondersteuning parkingbeheer: wekelijkse controle van parkeerreservaties in onze garage en parking app
• Je maakt aanvragen aan voor onze klusjesdienst als er reparaties nodig zijn in ons gebouw

Je draagt zorg voor de collega's in het gebouw:

• Je begeleidt de voorziening van catering tijdens vergaderingen, workshops, opleidingen en ondersteunt het PA-team bij het bestellen en klaarleggen van benodigdheden.
• Jij bent het aanspreekpunt om uiteenlopende praktische opdrachten tot een goed einde te brengen: verzorgen van de welkomstpakketjes voor starters, realisatie van printopdrachten, beheer van het economaat, verspreiden van corporate communicatie via de infoborden, enzovoort.

Je werkt mee aan projecten

• Kunstwerken ophangen: selectie maken, laten drukken, kaders bestellen & in elkaar steken, laten ophangen
• Verfraaiing trappenhal
• Organisatie van een wekelijkse ¿soep dag'

Administratie:

• Je registreert de bestellingen en leveringen in het centraal systeem, volgt die verder op en stuurt bij waar nodig.
• Je controleert de facturen van deze bestellingen en verwerkt die in het systeem
• Beheer van abonnementen tijdschriften & kranten

Front Desk:

• Je neemt een rol op aan Front Desk oa verwelkoming en inschrijving van bezoekers, organiseren van broodjeslunches en taxi's, aannemen van leveringen, verwerking van post
• Tijdens de middagpauze van onze vaste Front Desk collega, neem jij van haar over