Functieomschrijving

Situering van de functie

Je komt terecht in een afdeling die instaat voor het facilitair beheer van eigen gebouwen alsook van deelnemers (steden en gemeenten, publieke organisaties,… ). Denk hierbij aan sportaccommodaties zoals publieke zwembaden, sporthallen en buitenterreinen. Binnen deze afdeling maak je deel uit van het team FM Staf onder de entiteit FM Beheer.
FM Beheer onderzoekt en werkt thematische onderwerpen uit en biedt op die manier ondersteuning aan de 2 andere entiteiten binnen FM; namelijk FM Onderhoud (technisch onderhoud en veilige exploitatie) en FM Projecten (nieuwbouw en renovaties).
FM Beheer is opgebouwd uit een aantal teams, waaronder FM Staf welke ondersteunend fungeert voor alle entiteiten binnen het departement Facilitair Management.

Functie

Als Medewerker FM Staf bied je administratieve ondersteuning binnen jouw eigen team, binnen het volledige departement Facilitair Management maar ook in functie van samenwerkingen met andere diensten van Farys (vb. Financiën, Aankoop, Marcom,…). Samen met het team streef je naar een kwalitatieve afhandeling van klantvragen en toevertrouwde taken op basis van je kennis van en ervaring met de processen en procedures die binnen het team van toepassing zijn. Je vormt een tandem met de andere collega Medewerkers en Deskundige in je team. Je hebt onder andere volgende taken:

• Je staat mee met het team in om de administratieve taken binnen de entiteiten op te nemen.
• Je werkt mee aan de opvolging van de documentenomgeving (Sharepoint, xECM,…) binnen het departement. Je controleert en stimuleert het uniform gebruik ervan binnen het departement.
• Je bent verantwoordelijke voor de verwerking en tijdige doorstroom van facturen binnen FM, wat een kerntaak binnen de functie vormt.
• Je staat mee in voor het begeleiden van nieuwe medewerkers en zorgt voor een welkom-gevoel door hen te steunen in de beginperiode.
• Je verwerkt moeilijke vragen binnen het team (vb. klachten, rechtzettingen).
• Je plaatst bestellingen van materialen via onze portalen en staat mee in voor het beheer en aanvragen van uitleenmateriaal.
• Je werkt actief mee aan de procedures, flows en cursussen om de administratie en de interactie met de andere diensten te verbeteren.
• Je beheerst alle basistaken van FM Staf en neemt enkele specifieke taken in het team voor jouw rekening (vb. behandelen van binnenkomende telefoons en mails, aanvragen tot bestellingen, bewaken van administratieve processen en procedures, opvolgen van de FM mailbox(en), het correct opzetten alsook opvolgen en laten ondertekenen van contracten en documenten…).
• Je fungeert als back-up voor je collega’s tijdens hun afwezigheid om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen (administratie en onthaal).