Functieomschrijving

Als Customer Service Officer sta je in voor de communicatie naar je klanten en de vlotte coördinatie van vragen.  Je zorgt voor een correcte administratieve ordening van mails en documenten.
Je bent verantwoordelijk voor de ontvangst, input en opvolging van de klantorders.
Je werkt nauw samen met collega’s van andere afdelingen zoals planning, transport, kwaliteit, magazijn, boekhouding en externe sales afdeling.
Je maakt de vertaalslag van de forecast en volgt openstaande leveringen op. Je volgt dan ook de verkopen aan je klanten regelmatig op en bespreekt met hen de afwijkingen tov het budget.
Je bekijkt proactief de planning en volgt producties op waardoor je strikte deadlines inzake leveringen respecteert.
Bij klachten communiceer je het actieplan naar de klant in samenwerking met de kwaliteitsdienst en volgt dit nauwgezet mee op.
Je volgt de ontwikkelingsaanpassingen met de sales managers/ontwikkelingsverantwoordelijke en zorgt voor de facturatie van de kosten.
Bij retours zorg je voor de inplanning, een vlotte administratieve afhandeling en interne communicatie.
In overleg met de afdeling sales ben je verantwoordelijk voor de opmaak van prijslijsten en voert deze ook correct door in het systeem.
Je bespreekt ook de afwijkingen tov het budget en de maandelijkse estimates
Je volgt de stocksituatie op, factureert maandelijks stockagekosten ism afdeling planning en sales. Samen met de boekhouding volg je de betalingen en/of creditnota’s op van de opgemaakte facturatie.