Functieomschrijving

Doel van de functie

De Offertist Groepsreizen is verantwoordelijk voor het uitwerken van aantrekkelijke, correcte en competitieve reisoffertes voor groepsreizen binnen het leisure segment. De functiehouder vertaalt de wensen van klanten naar concrete reisvoorstellen en ondersteunt het verkoopproces van aanvraag tot boekingsbevestiging.

Kerntaken en verantwoordelijkheden Opmaak van offertes

• Uitwerken van offertes voor groepsreizen op basis van klantaanvragen en vastgelegde reisconcepten.
• Opmaken van gedetailleerde prijsberekeningen en budgetramingen.
• Vergelijken van verschillende reisopties om de beste prijs-kwaliteitverhouding te bekomen.
• Verwerken van offerte-aanpassingen naar aanleiding van klantfeedback.
• Bewaken van commerciële marges en prijszetting.

Klantenadvies en verkoopondersteuning

• Adviseren van klanten over bestemmingen, reisprogramma's, accommodaties en transportmogelijkheden.
• Telefonisch en schriftelijk beantwoorden van vragen van klanten en prospecten.
• Actief opvolgen van uitgestuurde offertes om de conversie naar boekingen te verhogen.
• Ondersteunen van sales- en accountmanagers bij commerciële dossiers.

Leverancierscontacten

• Opvragen van prijzen, beschikbaarheden en voorwaarden bij hotels, vervoersmaatschappijen en lokale leveranciers.
• Onderhouden van professionele relaties met bestaande partners.
• Onderhandelen over tarieven binnen de vastgestelde richtlijnen.

Dossierbeheer

• Administratief beheren van offerte- en boekingsdossiers.
• Verwerken van reservaties en bevestigingen.
• Opmaken van reisdocumenten en praktische klantinformatie.
• Correct registreren van alle gegevens in de reservatie- en CRM-systemen.

Kwaliteitsbewaking

• Controleren van offertes op volledigheid, correctheid en haalbaarheid.
• Waken over een professionele en klantgerichte communicatie.
• Signaleren van commerciële kansen en verbeterpunten in het offerteproces.

Competenties

• Klantgerichtheid
• Nauwkeurigheid
• Commercieel inzicht
• Resultaatgerichtheid
• Organisatietalent
• Teamspeler
• Proactiviteit
• Flexibiliteit
• Oplossingsgericht denken

KPI's

• Aantal uitgebrachte offertes.
• Conversiepercentage van offerte naar boeking.
• Omzet en marge gerealiseerd via offertes.
• Snelheid van offerte-opmaak.
• Klanttevredenheid.
• Correctheid van dossiers en administratieve verwerking.

Plaats binnen de organisatie

De Offertist Groepsreizen rapporteert aan de Teamlead Sales Support, Product Manager of Sales Manager en werkt nauw samen met accountmanagers, travel consultants en operationele collega's.

Profiel in één zin

"De Offertist Groepsreizen vertaalt reisaanvragen naar aantrekkelijke en rendabele voorstellen en vormt zo een cruciale schakel tussen klantwens en succesvolle boeking."