Functieomschrijving

De project- en evenementenbeheerder staat in voor de organisatie van evenementen (bv. jaarmarkt en kerstmarkt, businessnetwerkevenementen, jobbeurs, dag van het dierenwelzijn, enz.), van de conceptfase tot de uitvoering. Hij/zij onderhoudt contacten met partners, zoekt leveranciers en dienstverleners, volgt de procedure voor marktbevraging en gunning op, beheert het benodigde materiaal (intern en extern), zorgt voor de opbouw en coördinatie ter plaatse en is aanwezig tijdens de evenementen.

Daarnaast werkt hij/zij mee aan de uitvoering van diverse activiteiten van de dienst, zoals informatiecampagnes, het beheer van horecadossiers en de databank van handelszaken, het beheer van gemeentelijke premies, het actueel houden van databanken, enz.

TAKEN Rechtstreeks rapporteren aan het dienstshoofd (N+1) en samenwerken met de andere medewerkers op de gemeentebestuur.

• Subsidieaanvragen en de rapportering en verantwoording ervan beheren (met Leefmilieu Brussel voor Dierenwelzijn, met Actiris voor Werkgelegenheid)
• Administratief en financieel beheren van de subsidies en voordelen die worden toegekend ter bevordering van de lokale economie
• Beheren en bijwerken van schema's, databases en rapportagetabellen voor HORECA-winkels, met betrekking tot ALE-vouchers (Agence Locale Pour l'Emploi) en bedrijfsvouchers
• Bewaken van horecavergunningen en -overdrachten: beheren van individuele dossiers, voldoen aan de Nieuwe Plaatselijke Wet (art. 117 tot 119) inzake sluitingen en schorsingen
• Identificeren en waarborgen van de uitvoering van belastingverordeningen met betrekking tot de verantwoordelijkheidsgebieden van de afdeling en waarborgen van de correcte inning van belastingen
• Autorisatiedocumenten en ad hoc administratieve maatregelen beheren
• Plannen van alle aspecten van de organisatie van evenementen waarvoor je verantwoordelijk bent (bv. dierenwelzijnsdag, jaarmarkt, kerstmarkt, evenementen en conferenties rond een bepaald thema, activiteiten van het Maison de l'Emploi, enz.), inclusief deelname aan het ontwerp, identificatie van leveranciers en dienstverleners, beheer van het team dat wordt ingezet om het evenement te organiseren (collega's en vrijwilligers), administratief en financieel beheer, communicatie, promotie en organisatie op de dag van het evenement.
• Deelnemen aan de administratieve en budgettaire controle van de afdeling
• In samenwerking met het afdelingshoofd de projecten inzake gelijke kansen beheren
• Elke andere taak die nuttig is met de functie