Functieomschrijving

Automation is een innovatief engineeringbedrijf dat zich heeft gespecialiseerd in oplossingen voor ‘low voltage electrical power’ en ‘datacenter facilities’. Als kenniscentrum bieden we maatwerkoplossingen die we samen met onze klanten ontwikkelen en implementeren.

Met meer dan 70 medewerkers beschikken we over de nodige expertise en ervaring om hoogwaardige toepassingen te leveren. En we blijven groeien! Voor onze Finance afdeling zijn we op zoek naar een Medewerker Verkoopsadministratie - Finance.

Ben jij een nauwkeurige administratieve professional met een hart voor klanten en commercie? Kan je zonder moeite de verschillende BTW-richtlijnen toepassen? Haal je energie uit orderverwerking, facturatie en vlotte communicatie met interne én externe stakeholders? Dan is deze functie iets voor jou!

Als Medewerker Verkoopsadministratie - Finance zorg je voor een correcte, klantgerichte en efficiënte ondersteuning van het volledige verkoopproces. Je bent verantwoordelijk voor orderverwerking, commerciële administratie en facturatie. Je werkt nauw samen met sales, logistiek, finance, service en productie.

Verder ben je het eerste aanspreekpunt voor klanten met administratieve vragen over orders, leveringen en facturen.

Enkele van jouw taken:

1. Orderverwerking & commerciële administratie

• Invoeren, controleren en opvolgen van klantorders in het ERP-systeem

• Controleren van prijzen, kortingen en voorwaarden

• Opmaken van orderbevestigingen en opvolgen van offertes

• Verwerken van orderwijzigingen of annulaties

2. Facturatie & financiële administratie

• Tijdige en correcte opmaak van verkoopfacturen

• Controleren van leveringsbonnen en logistieke documenten

• Aanmaken van creditnota’s

• Verzorgen van periodieke en contractuele facturatie

• Aanleveren van facturatiegegevens aan boekhouding

3. Klantbeheer & communicatie

• Je bent SPOC voor klanten

• Bijwerken van klantgegevens, prijsafspraken en condities

• Proactief informeren bij vertragingen of afwijkingen

4. Samenwerking met planning, logistiek en finance

• Afstemmen van leveringen en beschikbaarheid

• Input geven rond betalingsvoorwaarden en openstaande posten

• Rapporteren van orderstatus en afwijkingen

5. Documentbeheer & rapportering

• Opstellen en beheren van commerciële documenten (leverbonnen, exportdocumenten, certificaten…)

• Digitaal archiveren van verkoop- en facturatiedocumenten

• Ondersteunen bij verkooprapportering en analyses

6. Datakwaliteit bewaken en procesverbetering ondersteunen