Functieomschrijving

Wil jij een sleutelrol spelen in de maritieme dienstverlening van de Vlaamse overheid? In deze veelzijdige functie combineer je administratie, coördinatie en operationele ondersteuning in een dynamische omgeving.

Bij DAB Vloot van het Agentschap Maritieme Dienstverlening en Kust (AMDK) zorg jij er mee voor dat onze schepen én bemanning optimaal kunnen functioneren. Vanuit Vlissingen ondersteunen we met 4 vaartuigen en 65 medewerkers dagelijks essentiële dienstverlening op zee.

Als medewerker gebouwen en administratie ben je de schakel tussen varende collega’s, interne diensten en externe partners. Je zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt.

Jouw rol in de praktijk?

Gebouwenbeheer

• Je volgt onderhoud en structurele werken op, coördineert aannemers en stemt af met lokale besturen rond infrastructuurwerken.
• Je garandeert de dagelijkse werking van de gebouwen (o.a. loodsenhotel) en grijpt in bij problemen.
• Je bent het aanspreekpunt voor loodsen bij facilitaire vragen.
• Je beheert bestellingen, voorraden en contracten, je maakt bestekken en volgt deze verder op (bv. voor linnen, brandcentrale).
• Je volgt de periodieke en wettelijke keuringen in de gebouwen op (bv. liften, brandblussers).

Administratieve en operationele ondersteuning

• Je neemt deel aan een permanentiesysteem (1 week op 3) en bent eerste aanspreekpunt voor operationele vragen en onverwachte situaties.
• Je beheert administratieve en operationele middelen (logboeken, badges, materiaal).
• Je controleert facturen en stemt af met het team aankoop en logistiek.
• Je ondersteunt medewerkers bij personeels- en operationele vragen en zorgt voor een correcte verdeling van materiaal en middelen.

Ondersteuning operations & crewing

• Je helpt bij de opmaak en opvolging van dienst- en beurtregelingen.
• Je neemt deel aan overleg met klanten en partners (bv. loodsen, aannemers), beantwoordt vragen van stakeholders en zorgt voor een duidelijke communicatie.
• Je maakt heldere verslagen en bewaakt de opvolging van gemaakte afspraken.
• In samenwerking met operations managers en liaisons vertaal je beslissingen naar interne diensten.

  Organisatie van opleidingen en overleg

• Je coördineert het volledige proces van vergaderingen en opleidingen: van planning en praktische organisatie tot verslaggeving.
• Je volgt opleidingen en certificaten (zoals STCW) nauwgezet op en bewaakt geldigheidsduur.
• Je ondersteunt medewerkers bij de planning, opvolging en evaluatie van hun opleidingen.

Statistiek en rapportering

• Je verzamelt en verwerkt vlootdata en stelt rapporten op (o.a. via Stuurbord Vloot).
• Je garandeert tijdige en nauwkeurige rapportering, ook onder tijdsdruk.

Met jouw organisatietalent, verantwoordelijkheidszin en sterke communicatieve vaardigheden zorg je ervoor dat onze werking op volle kracht blijft draaien. Je houdt moeiteloos het overzicht, denkt proactief mee en weet prioriteiten te stellen in een omgeving waar geen dag hetzelfde is.

Zo draag jij, samen met je collega’s, elke dag bij aan een vlotte en veilige maritieme dienstverlening in Vlaanderen.

Lees meer over de job en het selectieproces in het selectiereglement als bijlage bij ‘meer informatie’. Download dit document en hou het bij.