Functieomschrijving

De Universiteit Antwerpen is een dynamische, toekomstgerichte universiteit. We bieden vernieuwend academisch onderwijs aan meer dan 20000 studenten, verrichten baanbrekend wetenschappelijk onderzoek en spelen een belangrijke dienstverlenende rol in de maatschappij. Met meer dan 6000 medewerkers uit 100 verschillende landen bouwen we dagelijks aan de wereld van morgen. Samen verleggen we grenzen en geven we de richting aan. De richting van de toekomst. En die kan jij mee bepalen.

De Milieudienst en de Preventiedienst zoeken ondersteuning van een voltijds Expert organisatie- en procesontwikkeling met het oog op een klantgerichte dienstverlening en een efficiënte werking van de dienst.

Samen met een multidisciplinair team van 20 medewerkers zorg je ervoor dat milieu, veiligheid en gezondheid van medewerkers en studenten hoog op de universitaire agenda blijven staan.

Functie

De functie omvat onder andere volgende opdrachten :

• Je ondersteunt de Milieu- en Preventiedienst bij de implementatie van het Milieu- en Welzijnsbeleid en draagt bij aan de verdere professionalisering van processen en werkwijzen. Je brengt bestaande processen in kaart, analyseert knelpunten en vertaalt die naar haalbare verbetervoorstellen, heldere procesbeschrijvingen, werkinstructies en afspraken, met oog voor kwaliteit, gebruiksvriendelijkheid en duurzame verankering.
• Je geeft vorm aan een documentbeheer over de Milieudienst en Preventiedienst heen en helpt procedures, richtlijnen, sjablonen en werkwijzen te harmoniseren. Daarbij heb je aandacht voor een uniforme structuur, duidelijke terminologie, versiebeheer en de naleving van interne afspraken en geldende regelgeving.
• Je bereidt de migratie van het interne documentbeheersysteem naar SharePoint mee voor en begeleidt die. Daarnaast ondersteun je de uitbouw van een VGM-platform (Veiligheid-Gezondheid-Milieu), dat de communicatie met de Onderzoeksgroepen moet vergemakkelijken. Je werkt duidelijke afspraken uit rond onder meer structuur, metadata, toegangsrechten, naamgeving en archivering. Voor de automatisering van processen werk je nauw samen met het Departement ICT.
• Je organiseert overlegmomenten en stemt actief af met de betrokken diensten en stakeholders, zoals faculteiten, centrale departementen en de Externe Dienst PBW. Je helpt draagvlak creëren voor nieuwe afspraken, processen en digitale structuren en begeleidt sleutelgebruikers bij de invoering ervan, onder meer via praktische toelichting, handleidingen of korte opleidingsmomenten.
• Je werkt nauw samen met de leidinggevenden van beide diensten, stemt prioriteiten af en bewaakt de voortgang van gemaakte afspraken. Je signaleert risico’s en verbetermogelijkheden en draagt zo bij aan de verdere professionalisering van de Milieu- en Preventiedienst en aan de uitbouw van een milieubeheerssysteem tegen 2028.