Functieomschrijving

Bij kinderdagverblijven Tutters & Bellen kom je terecht in een gemotiveerd, divers en creatief team van pedagogisch kinderbegeleiders, logistieke ondersteuners, coaches en verantwoordelijken die ervoor instaan om de beste zorgen aan kinderen van 0-3 jaar te geven, verdeeld over meerdere locaties in Antwerpen en Sint-Niklaas.

Als verantwoordelijke kindadministratie ben je het aanspreekpunt voor alle administratieve vraagstukken binnen onze organisatie. Je beheert het inschrijvingsproces van nieuwe aanvragen, verzorgt de communicatie met ouders en verzorgt nauwkeurig de opvolging van facturatie, tijdsregistraties en andere administratieve taken. Je speelt daarnaast een actieve rol in teamoverleggen en draagt bij aan de verdere ontwikkeling van onze interne processen en veiligheidsmaatregelen.

TAKENPAKKET

• Je beoordeelt nieuwe aanvragen (via Zoek Kinderopvang Antwerpen en Loket aanvragen Sint-Niklaas) en puzzelt de planning.
• Je verzorgt de link voor rondleidingen, HHR en de inschrijving.
• Je vraagt na de geboorte van kinderen de benodigde gegevens op en maakt contracten op, die je vervolgens verzendt.
• Je maakt een Bitcare-profiel gereed voor de opstart.
• Je plant wenmomenten in.
• Je haalt einddata van kindjes op en brengt begeleiders tijdig op de hoogte via Google Chat.
• Je stelt facturen op, verstuurt deze naar ouders en handelt eventuele correcties en opvolging af.
• Je beheert het Bitcare-overzicht voor de totale bezetting en bewaakt de capaciteit.
• Je controleert en past de tijdsregistraties van kindjes aan en stuurt deze door naar K&G.
• Je beantwoordt administratieve vragen van ouders over onder andere ID-kaarten, IKT-attesten, wijzigingen in opvangplannen en facturen.
• Je onderhoudt contact met Bitcare bij vragen of issues.
• Je volgt IKT-attesten op en zorgt voor de opvolging van KOT-zaken.
• Je neemt actief deel aan coördinatie- en overkoepelende teamoverleggen.
• Je volgt de visie en interne afspraken op, kijkt kritisch en geeft feedback terug.
• Je communiceert en werkt samen binnen het team, meldt issues en biedt ondersteuning waar nodig.
• Je gebruikt interne communicatie- en documentatietools zoals Google Chat en Google Drive.
• Je past veiligheids- en hygiënemaatregelen toe en handelt volgens de vastgestelde crisisprocedures.