Functieomschrijving

Als administratief medewerker maak je deel uit van het team Administratie en Financiën en sta je hoofdzakelijk in voor de administratieve ondersteuning aan zowel het DFA team als interne en externe stakeholders (schenkers, alumni, testatoren, bedrijfsleiders, major donors). De bemanning van het onthaal en het begeleiden van onze bezoekers vormen hier tevens een essentieel onderdeel van.  

Concreet houdt jouw takenpakket o.a. het volgende in:

• Je volgt de algemene mailboxen op en verstrekt telefonisch advies.• Je verzorgt de eerstelijnscommunicatie met initiatiefnemers die willen oproepen om te schenken ten voordele van KU Leuven. Je behoudt het overzicht over de status van de aanvragen, zorgt voor de rapportering van de giften,…• Je zorgt voor de registratie en het up-to-date houden van gegevens in de databank.• Je bent medeverantwoordelijk voor de vereiste aanpassingen aan de website via gestandaardiseerde procedures.• Je biedt een efficiënte, administratieve all-round ondersteuning bij o.a. vergaderingen, overkoepelende DFA projecten en evenementen.• Je bemant het onthaal en zorgt voor een warm, professioneel en gastvrij onthaal van bezoekers, alumni, schenkers en andere stakeholders.• Je rapporteert aan het hoofd Administratie en Financiën.