Functieomschrijving

- Je staat in voor een vlotte administratieve en organisatorische ondersteuning van afstandsonderwijs en vrijstellingen binnen het studiegebied Handelswetenschappen, bedrijfskunde en Toegepaste Informatica (campus Kortrijk). Je bent een aanspreekpunt voor studenten en docenten afstandsonderwijs en draagt bij aan een correcte en transparante onderwijsadministratie.
- Je ontlast de vrijstellingsverantwoordelijke van de dagelijkse administratieve stroom en zorgt dat dossiers startklaar liggen voor beoordeling.
- Daarnaast ondersteun je ook de manager van het studiegebied administratief.
- Door jouw flexibiliteit en nauwkeurigheid draag je bij aan de efficiënte werking van beide diensten.

Jouw takenpakket:

Afstandsonderwijs (30%)

- Opvolgen en beantwoorden van informatiemails van studenten;
- Opvolgen en beantwoorden van mails van docenten;
- Administratieve ondersteuning van de ombudsdienst;
- Organisatie en administratieve opvolging van examens;
- Verzorgen van de permanentie op het secretariaat en fungeren als eerste aanspreekpunt;
- Up-to-date houden van opleidingsfiches in kader van infomomenten en werving nieuwe studenten;
- Actualiseren van website informatie met betrekking tot afstandsonderwijs;
- Controle van het onderwijsaanbod en signaleren van onjuistheden of onvolledigheden.

Vrijstellingen (40%)

- Opvolgen en behandelen van mails van studenten;
- Pre-screening van binnenkomende dossiers uitvoeren;
- Ontbrekende documenten proactief opvragen bij studenten;
- Dossiers (digitaal) klasseren en archiveren;
- Goedgekeurde vrijstellingen administratief verwerken in het studenteninformatiesysteem;
- Actualiseren van Toledo en de website met betrekking tot vrijstellingen;
- Up-to-date houden van opleidingsfiches, het digitale archief, de website en de interne procedures van de dienst.

Stafmedewerker manager (10%)