Functieomschrijving

Zorggroep Multiversum

Wie zijn wij?

Wij bieden geestelijke gezondheidszorg op maat. Samen met cliënten, familie, naasten en netwerkpartners realiseren we zorg die ertoe doet. We zetten in op inclusieve zorg en op het versterken van veerkracht en de eigen regie. Want ieder verhaal telt.

Als secretariaatsmedewerker zorg je mee voor een vlotte en professionele ondersteuning van onze organisatie. Je werkt nauw samen met directie en management en krijgt een gevarieerd takenpakket waarin organiseren, afstemmen, vooruitdenken en administratieve nauwkeurigheid samenkomen.

• Je beheert en coördineert de agenda’s van directie en management. Je bewaakt afspraken en prioriteiten en speelt flexibel in op wijzigingen.
• Je verzorgt professionele briefwisseling en e-mailcommunicatie en zorgt voor een correcte administratieve opvolging.
• Je plant en bereidt vergaderingen voor, zorgt voor een heldere verslaggeving en volgt gemaakte afspraken en acties mee op.
• Je organiseert en coördineert interne en externe evenementen, zoals studiedagen, de Dag van de Medewerker, de nieuwjaarsreceptie en opendeurdagen. Hiervoor werk je samen met collega’s en verschillende ondersteunende diensten.
• Je neemt uiteenlopende administratieve en organisatorische opdrachten op, waaronder de opvolging van klachten en verzekeringsdossiers en de planning van uurroosters voor enkele administratieve diensten.
• Je houdt overzicht over informatie, documenten, deadlines en lopende vragen. Je schat zelfstandig in wat nodig is, stelt prioriteiten en zoekt naar oplossingen wanneer de situatie daarom vraagt.
• Je ondersteunt waar nodig de communicatiedienst en bent een aanspreekpunt voor interne en externe contacten.