Functieomschrijving

Voor een gerenommeerde internationale dienstverlener in Antwerpen zijn we op zoek naar een ervaren Legal Management Assistant (M/V/X) voor een tijdelijke zwangerschapsvervanging van 3 dagen per week. Je ondersteunt een team van professionals op administratief, organisatorisch en commercieel vlak en speelt een cruciale rol in de dagelijkse werking van de afdeling.

Bedrijfsomschrijving

Onze klant is een internationale en toonaangevende speler binnen de professionele dienstverlening. De organisatie staat bekend om haar focus op kwaliteit, samenwerking en persoonlijke ontwikkeling. Medewerkers worden aangemoedigd om initiatief te nemen, expertise uit te bouwen en bij te dragen aan een klantgerichte dienstverlening binnen een dynamische en professionele omgeving.

Omschrijving

• Proactief beheren van complexe agenda's en coördineren van interne en externe afspraken.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief reservatie van vergaderruimtes, catering en technische ondersteuning.
• Voorbereiden en opvolgen van agenda's, presentaties en vergaderdocumentatie.
• Opstellen, aanpassen en formatteren van professionele documenten volgens interne kwaliteitsstandaarden.
• Ondersteunen bij cliëntonboarding en het beheren van klantgegevens in de systemen.
• Verwerken van dossieradministratie, archivering en correcte registratie van werkzaamheden.
• Behandelen van telefonische en schriftelijke communicatie met cliënten en interne stakeholders.
• Organiseren van zakenreizen, inclusief vervoer, verblijven en praktische regelingen.
• Administratieve ondersteuning bieden bij conflictchecks, audits en compliance-gerelateerde processen.
• Assisteren bij business development- en marketingactiviteiten.
• Meedenken over procesverbeteringen en bijdragen aan een efficiënte werking van het team.
• Nauw samenwerken met collega's binnen het assistententeam om een uitstekende dienstverlening te garanderen.