Functieomschrijving

In functie van de noden van onze klanten combineer je administratieve ondersteuning met AI- en digitalisatieprojecten. Je ondersteunt klanten die nood hebben aan administratieve hulp én werkt mee aan AI-gerelateerde projecten en procesoptimalisatie bij klanten die hun werking verder willen digitaliseren en efficiënter maken. Beide aspecten maken een volwaardig onderdeel uit van je functie.

Je doet dat niet alleen. Bij ons zit je in een team waar we samen brainstormen over klantvragen, ideeën aftoetsen bij elkaar en kennis actief delen. Je krijgt een collega naast je die al volop met AI werkt, en samen bouwen jullie verder aan wat er al staat.

Administratieve ondersteuning

• Office-management
• Agenda- en mailboxbeheer
• Opstellen en opvolgen van facturen, offertes en contracten
• Travel management
• Fleet management
• Project management
• Algemene administratie
• Ondersteuning bij basisboekhouding

AI & digitalisatie (belangrijk onderdeel van je rol)

• Actief werken met Claude voor:
  • Structureren en analyseren van informatie
  • Opzetten van templates, workflows en slimme documentatie
  • Automatiseren van repetitieve processen
• Databases opschonen en structureren bij klanten
• Meedenken en meewerken aan AI-implementaties
• Ontwikkelen van eenvoudige calculators, dashboards of interne tools
• Optimaliseren van bestaande werkprocessen met behulp van AI
• Klanten begeleiden bij het efficiënter inzetten van digitale tools
• Samen met je collega's oplossingen uitdenken: brainstormen over een klantvraag, elkaars tools testen en verbeteren

Je bent dus niet alleen administratief sterk, maar ook iemand die kansen ziet om processen slimmer, sneller en efficiënter te maken met AI.

Wat maakt het verschil in deze rol?

Deze job is meer dan AI-tools gebruiken. Dit zijn de zaken die in de praktijk het verschil maken:

• Je denkt eerst in processen, dan pas in tools. Je wil eerst begrijpen waarom iets vandaag zoveel tijd kost. Pas daarna bouw je een oplossing.
• Je bijt door tot het werkt. Een tool is pas af als de klant hem effectief gebruikt. Dat vraagt testen, bijsturen en niet loslaten bij de eerste tegenslag.
• Je zoekt zelf uit. Er bestaat geen handleiding voor wat wij doen. Je bent leergierig, graaft zelf en deelt wat je ontdekt met het team.
• Je durft bouwen zonder developer te zijn. Je hoeft niet te kunnen programmeren, wel bereid te zijn om te testen, te sleutelen en te blijven verbeteren tot het klopt.
• Je spreekt klantentaal. Wat je maakt, moet begrijpelijk zijn voor iemand die niets van AI weet.
• Je werkt samen, niet op een eiland. Je legt je idee voor, laat het bijschaven en denkt even hard mee met het werk van een collega als met je eigen project.

Wie zoeken we écht?

We zoeken geen klassieke administratief bediende.

We zoeken een administratieve specialist met digitale voelsprieten. Iemand die enthousiast wordt van:

• Efficiëntie
• Structuur
• Slimme tools
• Processen verbeteren
• AI inzetten om klanten vooruit te helpen
• Samen zoeken naar de beste oplossing, in plaats van alleen