Functieomschrijving

We hebben dringend een Office Coördinator nodig voor ons hoofdkantoor in Rotselaar.

Onmiddellijke opstart mogelijk, tot eind september (interimcontract). Daarna bespreking verlenging

Als Office Coördinator ben jij een belangrijk aanspreekpunt binnen onze organisatie. Je zorgt voor een professioneel en warm onthaal, ondersteunt de dagelijkse kantoorwerking en biedt administratieve ondersteuning aan de directie en verschillende interne afdelingen. Geen dag is hetzelfde: van het ontvangen van bezoekers tot het opvolgen van bestellingen, facturen, vergaderingen en facilitaire interventies.

Enkele van jouw verantwoordelijkheden

Onthaal & kantoororganisatie

1. Verzorgen van een professioneel en vriendelijk onthaal van bezoekers en medewerkers.
2. Beantwoorden en doorverbinden van binnenkomende telefoons.
3. Verwerken en verdelen van inkomende en uitgaande post.
4. Opvolgen van bestellingen en voorraad van kantoormateriaal.

1. Beheer van UPS-zendingen.

Ondersteuning van de bestuurder & vergaderingen

1. Praktische voorbereiding en opvolging van vergaderingen.
2. Boeken en opvolgen van vluchten, hotels, treinreizen en meerdaagse meetings of events.
3. Voorbereiden en vertalen van documenten en communicatie voor de directie.

Administratieve ondersteuning

1. Administratieve opvolging van nieuwe klanten binnen NKPlus.
2. Beheer en opvolging van de mailbox.
3. Goedkeuren en coderen van facturen in SAP.
4. Ondersteuning van het aankoopteam.
5. Ondersteuning van het team Fleet & Facility.