Functieomschrijving

Payroll Supervisor / Payroll Project Coördinator (m/v/x) - Oostende

Voor een internationale, productiegerichte organisatie in de regio Oostende is Robert Half op zoek naar een Payroll Supervisor / Payroll Project Coördinator (m/v/x). Je komt terecht in een HR team met 5 directe collega's die service verlenen aan 800 interne medewerkers.

In deze rol vorm je een belangrijke inhoudelijke schakel tussen het HR-team en de HR Manager. Je superviseert de dagelijkse werking van een team van vijf medewerkers, bewaakt de opvolging van dossiers en fungeert als eerste aanspreekpunt voor complexere HR-vragen.

Het gaat nadrukkelijk niet om een klassieke people managementrol. Coaching, evaluaties en formele personeelsverantwoordelijkheid blijven bij de HR Manager. Jij neemt vooral ownership over de inhoud, coördinatie, escalaties en verdere optimalisatie van de HR-processen.

Jouw verantwoordelijkheden als Payroll Supervisor / Payroll Project Coördinator (m/v/x)

• Je superviseert de dagelijkse werking van het HR-team en bewaakt dat acties en dossiers correct en tijdig worden opgevolgd.
• Je bent het eerste escalatiepunt voor vragen rond Belgische sociale wetgeving, payroll, HR-systemen en complexe operationele HR-dossiers.
• Je ondersteunt collega's bij vragen rond arbeidsovereenkomsten, afwezigheden, loon- en voordelenbeleid, mobiliteit en andere Hard HR-topics.
• Je vertaalt wijzigingen in sociale wetgeving naar praktische HR-processen en lokale policies.
• Je werkt nauw samen met payroll, HR Legal, HR Business Partners en andere interne stakeholders.
• Je leidt teammeetings en zorgt ervoor dat informatie vanuit het management duidelijk naar het team wordt vertaald.
• Je bewaakt bestaande HR-processen en identificeert waar zaken efficiënter, eenvoudiger of meer digitaal kunnen worden georganiseerd.
• Je neemt actief deel aan continuous improvement- en digitaliseringsprojecten.
• Je helpt bestaande processen te documenteren, structureren en standaardiseren en zorgt ervoor dat kennis binnen het team behouden blijft.
• Je denkt actief mee over automatisatie en nieuwe digitale toepassingen, waaronder AI.
• Je ondersteunt projecten rond onder meer mobiliteitsbudgetten, loonstransparantie, groepsverzekeringen en toekomstige wijzigingen in het arbeidsrecht.
• Je zorgt mee voor een correcte en kwalitatieve HR-dienstverlening binnen een omgeving die volop in HR-transformatie is.

Procesoptimalisatie als belangrijk onderdeel

Deze organisatie zoekt iemand die niet alleen bestaande processen uitvoert, maar ze ook kritisch durft te bekijken.

Je stelt jezelf voortdurend de vraag: "Kan dit eenvoudiger, efficiënter of geautomatiseerd?"

Een concreet voorbeeld is de optimalisatie van tijdsregistratie: waar vandaag nog duizenden registraties manueel opgevolgd moeten worden, wordt verwacht dat je processen analyseert en structureel verbetert zodat uitzonderingen sterk worden teruggedrongen.

Een consultancyachtergrond is daarom een sterke troef. Kandidaten die ervaring hebben met het analyseren van processen, het challengen van stakeholders en het implementeren van verbeteringen, kunnen in deze rol bijzonder goed tot hun recht komen.