Functieomschrijving

Als medewerker decanaat maak je deel uit van het campusteam binnen de faculteit Economie en Bedrijfswetenschappen. Je ondersteunt de decaan, vicedecanen, campusdecanen, administratief directeur en campussenbeheerder bij een brede waaier aan taken.We zijn op zoek naar een administratieve duizendpoot die het decanaat ondersteunt in zijn dagelijkse werking. Je staat in voor een breed takenpakket, gaande van agendabeheer en administratieve opvolging tot het organiseren en coördineren van activiteiten en evenementen. Je bereidt vergaderingen voor en volgt acties nauwgezet op. Daarnaast verzorg je het onthaal van bezoekers, ondersteun je de interne en externe communicatie en fungeer je als eerste aanspreekpunt voor diverse administratieve vragen. Dankzij jouw organisatorisch talent, nauwkeurigheid en klantgerichte aanpak draag je bij aan een efficiënte en professionele werking van het decanaat.Daarnaast ben je bereid om, indien nodig, de logistieke dienst mee te ondersteunen — bijvoorbeeld tijdens examenperiodes of drukke momenten. Denk aan het opvolgen van examenkopieën, klaarzetten van vergaderzalen of logistieke ondersteuning bij campusactiviteiten.

Concreet betekent dit onder meer:

• Administratieve en organisatorische ondersteuning bieden aan decaan, vicedecanen, campusdecanen, administratief directeur, campussenbeheerder, facultaire en universitaire ondersteuningsdiensten
• Proactief beheer en coördinatie van complexe en dynamische agenda’s
• Vlot prioriteiten stellen, afspraken afstemmen met diverse stakeholders en een efficiënte planning bewaken.
• Interne en externe communicatie verzorgen en fungeren als eerste aanspreekpunt op de campus.
• Campusactiviteiten coördineren.
• Informatie verzamelen, verwerken en databases up-to-date houden.
• Toegang, infrastructuur en bestellingen beheren (inclusief financiële opvolging van bestelbonnen) om de campus vlot te laten draaien.
• Mee instaan voor praktische taken zoals opvolging van technische meldingen, reserveren van vergaderlokalen, etc…
• Back-up voorzien bij dienst logistiek: opvolgen en verwerken van examenkopieën, klaarzetten van drukwerk, klaarzetten van vergaderzalen, informatie bezorgen aan docenten, postbedeling en inventarisbeheer.