Functieomschrijving

Over de organisatie

Je komt terecht bij een gevestigde totaalpartner voor koeltechnieken en professionele keukeninrichting in Oostende. Al meer dan 15 jaar realiseert het bedrijf projecten voor horecaondernemers, winkels, architecten, particulieren en bouwpromotoren. Klanten worden begeleid vanaf de eerste aanvraag tot de installatie, het onderhoud en de verdere service.

Het team bestaat uit een 12-tal medewerkers. De organisatiestructuur is overzichtelijk, de communicatielijnen zijn kort en collega’s zijn makkelijk bereikbaar. Open communicatie, vertrouwen en duidelijke afspraken vormen de basis van de samenwerking.

Jouw verantwoordelijkheden

Als Backoffice Medewerker zorg je voor een correcte en tijdige opvolging van administratieve en commerciële dossiers. Je vormt een belangrijk aanspreekpunt en bewaakt de voortgang van verschillende aanvragen, orders en leveringen.

Concreet:

• Je verwerkt prijsaanvragen en vraagt prijzen en bijkomende informatie op.

• Je maakt offertes en orders op en volgt deze administratief verder op.

• Je ondersteunt bij de facturatie en controleert of dossiers volledig en correct zijn.

• Je beheert de algemene mailbox en behandelt telefonische oproepen.

• Je onderhoudt contact met klanten en beantwoordt praktische en administratieve vragen.

• Je volgt bestellingen, leveringen en planningen nauwkeurig op.

• Je houdt klanten en collega’s op de hoogte van de voortgang van hun dossier.

• Je signaleert problemen tijdig en zoekt samen met de betrokken partijen naar een passende oplossing.

• Je zorgt voor een correcte informatiedoorstroming binnen het team.

• Je neemt bijkomende administratieve en organisatorische taken op waar nodig.