Functieomschrijving

De Universiteit Gent is een wereld op zich. 15.000 medewerkers zijn er dagelijks aan de slag in onderwijs, onderzoek en ondersteunende diensten.

Voor hen is de Universiteit Gent een logische keuze: het is een van de grootste, meest boeiende en toekomstgerichte werkgevers van de regio.

In deze vlinderfunctie ondersteun je faculteiten en universiteitsdiensten over heel de UGent tijdens tijdelijke afwezigheden of drukke periodes. Je werkt gedurende minimaal 1 maand tot maximaal 6 maanden op dezelfde locatie (eventueel beperkt verlengbaar).

Je takenpakket varieert naargelang de noden van de dienst waar je op dat moment wordt ingezet.

Mogelijke opdrachten zijn:

Financiële administratie

• Je fungeert als aanspreekpunt voor de dienst of voor (onderzoeks)projecten;
• Je neemt financiële administratie (in SAP) en financieel projectbeheer op: facturen en onkostennota's verwerken, bestellingen plaatsen, fungeren als proxy voor financiële handelingen, budgetopvolging, boekhoudkundige/financiële afsluitingen, informeren van budgethouders, … .

Studenten- en personeelsadministratie

• Examentoezicht organiseren, diploma's controleren, puntenverwerking, studenten inschrijven, fungeren als helpdesk voor (doctoraats)studenten,…;
• Aanwervingsdossiers opmaken, personeelsdossiers opvolgen, nieuwe medewerkers onthalen, … .

Algemene administratieve ondersteuning

• Je staat in voor agendabeheer, voorbereiden van vergaderingen en opstellen van verslagen.
• Je verzorgt administratieve opvolging van dossiers en signaleert knelpunten in processen;
• … .

Organisatorische taken

• Je organiseert vergaderingen en evenementen (congressen, studiedagen,…).