Functieomschrijving

Onze dossierbeheerders ondersteunen onderzoeksprojecten die worden gefinancierd door de Europese Commissie, EFRO/Interreg en Amerikaanse overheden. De Europese onderzoeksprojecten zijn de grootste groep. Ze krijgen traditioneel subsidies op basis van ingediende kosten. Meer en meer zijn er ook lump sum projecten waarbij de subsidie wordt betaald op basis van bereikte inhoudelijke projectresultaten en kosten niet meer moeten voorgelegd worden. De kosten van door ons beheerde (traditionele) projecten moeten voldoen aan strenge en complexe financiële regels. Het naleven van de regels wordt voor een substantieel deel van de projecten gecontroleerd tijdens audits. SAP speelt een sleutelrol in het intern administratief beheer. Elke dossier heeft een aparte projectcode en alle belangrijke processen verlopen via SAP. We gebruiken Microsoft Excel als aanvulling op SAP.Als financieel beheerder volg je een portefeuille van dossiers op tijdens de volledige projectcyclus, van goedkeuring tot en met de laatste betaling. Je zorgt voor een zeer nauwgezette administratie en volledige documentatie, en respecteert de financiële deadlines. Je verwerkt alle kosten die door de onderzoekers voor een project zijn gemaakt, je aanvaardt of weigert ze in functie van financiële regels en afspraken. Als financieel beheerder ben je verantwoordelijk voor de audit van dossiers waar die periodiek vereist is. Je bereidt die voor en zorgt voor een vlot verloop binnen de deadlines. Ervaring, kennis en diepgang maken je tot een expert in de complexe financiële regels en het succesvol doorlopen van een audit. Als team zoeken we samen de beste en consistente interpretatie van regels die vaak niet helder of concreet zijn. Je hebt daar een essentiële rol in door afwijkende situaties te herkennen en een gezamenlijk standpunt voor te leggen. Onderzoekers en collega’s sta je graag bij voor een breed spectrum aan financiële en administratieve vragen. Ook vragen beantwoorden van financiers en auditors over alle financiële aspecten horen tot je rol.Als nieuwkomer start je onmiddellijk met alle aspecten van verschillende dossiertypes met hulp van een vaste begeleider. Gaandeweg zal je steeds meer autonoom kunnen werken en minder begeleiding nodig hebben, maar je kan blijvend rekenen op hulp waar en wanneer je die nodig hebt. Op termijn heb je de vereiste ervaring en expertise opgebouwd om door te groeien naar extra verantwoordelijkheden en de financiële opvolging van lump sum projecten.