Functieomschrijving

Jouw rol

Als Coördinator Transport, Personeel & Materieel vorm je een belangrijke schakel tussen de chauffeurs, arbeiders, werfleiders, technische directie en administratie.

Je houdt het overzicht over de dagelijkse transportplanning, volgt de personeelsregistraties op en zorgt ervoor dat gegevens over voertuigen, materialen en magazijn correct worden bijgehouden.

Geen twee dagen zijn volledig hetzelfde. Een planning kan wijzigen, een werf heeft onverwacht materiaal nodig of een administratief dossier moet dringend in orde worden gebracht. Jij schakelt vlot, communiceert duidelijk en bewaart ook op drukke momenten het overzicht.

Transport en dispatch

Je organiseert en volgt het interne en externe vervoer op voor de verschillende werven en klanten.

Concreet betekent dit dat je:

De dagelijkse planning verzorgt voor een team van zes chauffeurs
Het vervoer organiseert in functie van de werven en opdrachten voor externe klanten
De transportplanning afstemt met werfleiders en de technische directie
Contact onderhoudt met externe transporteurs en duidelijke afspraken maakt over planning, uitvoering en administratie
Vrachtdocumenten opstelt en controleert
Vergunningen voor uitzonderlijk vervoer aanvraagt en opvolgt
Boordapparatuur en kilometerheffing beheert via Satellic
Voertuigen administratief in- en uitschrijft voor de verkeersbelasting
Bestuurderskaarten aanvraagt, opvolgt en uitleest via Digitach
Grondbanklijsten en transportgegevens correct bijhoudt
Op vraag transportstatistieken en overzichten opstelt
Dagrapporten verwerkt voor de interne doorrekening van transportkosten
Facturatiebonnen voor externe klanten voorbereidt
De pompinstallatie en het dieselverbruik administratief opvolgt en intern doorrekent

Personeelsadministratie

Voor de chauffeurs en arbeiders ben jij een toegankelijk en praktisch aanspreekpunt. Je zorgt ervoor dat prestaties en personeelsgegevens correct geregistreerd en opgevolgd worden.

Je staat onder meer in voor:

De controle en verwerking van dagrapporten van chauffeurs, arbeiders en werven via Geo en Centric
Het beantwoorden en opvolgen van praktische vragen van chauffeurs en arbeiders
De aanvraag en opvolging van economische werkloosheid en weerverlet
Het actueel houden van de personeelsdossiers
De controle van de registraties voor Check In At Work
Het uitvoeren van bijkomende registraties via de portaalsite van de sociale zekerheid
Het correct toerekenen van de uren van de werfleiding aan de verschillende werven
Een goede administratieve afstemming met de interne en externe partners

Materiaal-, magazijn- en wagenparkbeheer

Ook voor het materiaal, het magazijn en het wagenpark zorg je voor een correcte administratieve opvolging.

Je bent verantwoordelijk voor:

Het actueel houden van materiaallijsten en de aanleg van materiaaldossiers
De registratie en opvolging van materiaalbewegingen tussen magazijn en werven
Het beheren van de artikellijsten van het magazijn
Het toerekenen van magazijnkosten aan de juiste werven
Het administratief opvolgen van het wagenpark
Het bijhouden van smeerlijsten, onderhoudsbeurten en technische keuringen
Het bewaken van belangrijke vervaldata en tijdig ondernemen van actie

Administratieve ondersteuning

Tot slot zorg je ervoor dat de documenten achter de operationele werking correct verwerkt en teruggevonden worden.

Je controleert, verwerkt en klasseert onder meer:

Leveringsbonnen voor de facturatie
Leveringsbonnen van klanten en werven
Weegbonnen en andere transport- en werfdocumenten
Administratieve bewijsstukken die nodig zijn voor een correcte interne of externe doorrekening