Functieomschrijving

Voor een stabiele en groeiende onderneming in Nazareth zijn we op zoek naar een ervaren Office Assistant.

Als Office Assistant ben je een belangrijke schakel binnen de organisatie. Je combineert administratie, organisatie en onthaal en bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, klanten en leveranciers.

Je voelt je goed in een veelzijdige functie waarin je verantwoordelijkheid krijgt, zelfstandig kan werken en initiatief kan nemen. Je zorgt voor structuur, volgt zaken nauwkeurig op en denkt mee naar oplossingen.

Administratie en opvolging

• Je controleert aankoopfacturen op juistheid en volledigheid.

• Je brengt projecten en dossiers in de interne bouwsoftware in en houdt deze correct bij.

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de projectleiders.

• Je werkt samen met de calculatiedienst en verstrekt feedback bij prijsaanvragen.

• Je volgt aan- en afwezigheden op, inclusief Checkin@Work.

• Je ziet toe op een correcte tijdsregistratie.

• Je waakt over het correcte gebruik van projectcodes en stemt hierover af met de betrokken medewerkers.

• Je voert verschillende rapporteringen uit en volgt deze verder op.

• Je staat in voor het klassement en de digitale verwerking van dossiers.

Organisatie en ondersteuning

• Je staat mee in voor het dagelijkse kantoorbeheer.

• Je plaatst bestellingen en volgt deze verder op.

• Je beheert en volgt de werkkledij op.

• Je houdt de dagelijkse praktische zaken binnen het kantoor mee in het oog.

• Je volgt bestellingen op en neemt contact op met leveranciers bij vragen of afwijkingen.

• Je ondersteunt sporadisch bij de organisatie van kleine interne events.

• Je regelt sporadisch hotel-, restaurant-, wagen- en vluchtreservaties.

Onthaal en aanspreekpunt

• Je zorgt voor een warm en professioneel onthaal van bezoekers en klanten.

• Je beheert de algemene mailbox.

• Je verwerkt de inkomende post.

• Je bent een aanspreekpunt voor collega's bij administratieve en praktische vragen.

• Je denkt actief mee en gaat op zoek naar oplossingen.

Compliance en veiligheid

• Je volgt werfgebonden documenten op, waaronder Limosa, A1, Dimona en veiligheidsdocumenten.

• Je zorgt voor een correcte input in de verschillende digitale platformen.

• Je hebt interesse in welzijn en veiligheid op de werkvloer.

• Je biedt administratieve ondersteuning aan de interne preventieadviseur.