Functieomschrijving

De Juridische Dienst is op zoek naar een proces- en dossierbeheerder.

Je ondersteunt voornamelijk operationeel bij de interne werking van de Juridische Dienst: 

• Je bewaakt het “intake and matter management”, bent verantwoordelijk voor het proces voor de ondertekening en archivering van overeenkomsten, verzorgt het dossierbeheer en de administratieve opvolging van juridische geschillen, onderhoudt de lijst met medewerkers die handtekeningen mogen plaatsen namens KU Leuven en staat mee in voor het agendabeheer, het verslag en de opvolglijsten van het systematisch juridisch overleg met elders binnen KU Leuven ingebedde juristen. 
• Je stuurt de jobstudenten aan die worden ingeschakeld om bepaalde van deze processen mee te ondersteunen. Bij dit alles werk je nauw samen met je collega’s, in het bijzonder met de “legal operations manager” en het diensthoofd. 
• Je werkt tevens nauw samen met het algemeen secretariaat van de Stafdiensten van het Algemeen Beheer van KU Leuven, o.a. sta je mee in voor de interne verdeling van (juridische) post en het beheer van e-Gov toepassingen.
• ...

Als tweede zwaartepunt binnen je functie ben je verantwoordelijk voor de organisatorische en administratieve ondersteuning van de instanties die instaan voor het onderzoek en de beoordeling van potentiële tuchtfeiten gepleegd door medewerkers, en voor het beheer van de tuchtdossiers:

• Je plant in overleg met de jurist-griffier van de onderzoeks- en de tuchtinstantie en hun voorzitters, de activiteiten van deze instanties, bereidt deze voor en houdt een overzicht bij van de stand van de lopende dossiers.
• Je verzorgt de door de procedures voorgeschreven contacten met melders, slachtoffers, betrokkenen en beleidsverantwoordelijken.
• Je staat in voor de transcriptie van interviews, de opvolging van de mailboxen en SharePointsite van de instanties.
• Je biedt alle nodige administratieve ondersteuning, met een bijzondere focus op de samenstelling en het actief beheer van tuchtdossiers (bewaken dat alle relevante stukken in het dossier terechtkomen, stukken verzamelen, ordenen en inventariseren, waar nodig persoonsgegevens pseudonimiseren, etc.). 
• Je levert kwantitatieve informatie aan voor het jaarverslag van de instanties.
• Je documenteert je werkzaamheden en deze van de instanties nauwkeurig en systematisch in draaiboeken die toelaten om de vlotte werking te waarborgen wanneer je afwezig bent of wanneer de samenstelling van de instanties wijzigingen ondergaat en nieuwe leden moeten worden ingewerkt.

Vermits het takenpakket van de Juridische Dienst niet beperkt is tot welbepaalde materies en evolueert met de ontwikkeling van de universiteit, zal je takenpakket ook evolueren en zal je ook geconfronteerd worden met niet-gestandaardiseerd werk.

Op termijn kan je takenpakket evolueren en kan je ook worden ingeschakeld bij het beheer van andere processen waar affiniteit met juridische werk een meerwaarde biedt.

Je rapporteert aan het hoofd van de Juridische Dienst.