Vind een job
Medewerker Onderwijs- en Studentenadministratie
Contract
- Tijdelijke job (niet via uitzendkantoren)
- Voltijds
- Dagwerk
- Startdatum: zo spoedig mogelijk starten
Talenkennis
- Engels (Goed)
- Nederlands (Basis)
Vereiste studies
- Master: Elektromechanica
Werkervaring
- Ervaring: niet van belang
Functieomschrijving
Als medewerker van de dienst Onderwijs- en Studentenadministratie ben je breed inzetbaar en neem je een gevarieerd en boeiend pakket aan operationele en organisatorische taken op die bijdragen aan een vlotte en correcte dienstverlening aan studenten en docenten. Onderstaande taken kunnen tot het takenpakket behoren:
- Administratief-technische opvolging van studenten rond Individueel Studieprogramma (ISP) en Individueel Examenrooster (IER), inclusief goedkeuring van ISP’s.
- Opmaak, invoer en opvolging van diverse planningen: lesroosters, examens, surveillantie, nabesprekingen, …
- Beantwoorden van vragen van studenten en docenten, zowel in het Nederlands als het Engels.
- Administratieve verwerking en coördinatie rond masterproeven, inclusief de planning van verdedigingsmomenten.
- Voorbereiden van deliberaties en verwerken van studenten- en examengegevens.
- Verantwoordelijkheid voor diplomaverwerking en opvolging van vragen rond attestering.
- Fungeren als aanspreekpunt voor didactische teams en associatiepartners, met aandacht voor afstemming en heldere communicatie tussen alle betrokken partijen.
- Mee up-to-date houden van de informatie op de facultaire website (studenten- en docentenportaal).
- Actieve deelname aan teamoverleg en het delen van kennis en best practices met collega’s.
Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelordiploma, of je hebt een gelijkwaardig niveau verworven door ervaring.
- Je beheerst het Nederlands en het Engels, zowel gesproken als geschreven.
- Opmaken van planningen doe je graag en nauwkeurig.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden, werkt proactief en denkt oplossingsgericht, met oog voor verbanden.
- Je werkt zorgvuldig en hebt oog voor detail.
- Je bent stressbestendig, neemt verantwoordelijkheid op en kan omgaan met strikte deadlines.
- Je kan vlot overweg met Microsoft Office (Word, Excel, Teams en Outlook); kennis van SAP en TimeEdit geldt als pluspunt.
- Sterke sociaal-communicatieve vaardigheden en een professionele omgang met studenten en docenten kenmerken jou.
- Je bent collegiaal ingesteld, met de capaciteit om zowel zelfstandig als in teamverband te functioneren.
Professionele vaardigheden
- De voorraad opvolgen
- Kopieerwerk verrichten
- Administratieve dossiers samenstellen
- Bestellingen plaatsen
- Post en mails administratief beheren
Aanbod
Wij beogen een tewerkstelling van 80% of 100%, in een dynamische omgeving en een team van fijne collega's, voor 1 jaar, met mogelijkheid op verlenging. Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.
Plaats tewerkstelling
3000 LEUVEN
Hoe solliciteren?
Meer info
Meer info over de inhoud van de job is te verkrijgen bij mevrouw Ann De Pooter, mail: ann.depooter@kuleuven.be. Voor vragen over de selectieprocedure kan je terecht bij mevrouw Lieve Mommaerts, mail: lieve.mommaerts@kuleuven.be, of via +32 16 37 76 89.
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 30/09/2026 via onze online sollicitatietoepassing
Je kan solliciteren via:
Laat je cv scannen door onze AI-sollicitatiecoach
Zo krijg je tips om je cv te verbeteren en af te stemmen op deze vacature.
VDAB-vacaturenummer: 74571853
VDAB-beroep: Polyvalent administratief medewerker
Online sinds: 09-09-2026
Deze functie staat open voor iedereen, ongeacht leeftijd of gender.
Niet alle vacatures zijn nagekeken door VDAB. VDAB is niet aansprakelijk voor de inhoud van de niet-nagekeken vacatures.