Functieomschrijving

GITO Overijse is op zoek naar een enthousiaste en gemotiveerde secretariaatsmedewerker – leerlingenbegeleiding en schoolondersteuning

Functiedoel

Als secretariaatsmedewerker ondersteun je de dagelijkse werking van de school en ben je een belangrijk aanspreekpunt voor leerlingen, ouders en personeelsleden. Je werkt nauw samen met de collega's van het secretariaat en neemt zelfstandig de verantwoordelijkheid op voor een aantal specifieke domeinen binnen de schoolwerking.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

1. Studie

• Organiseren en opvolgen van studie-uren.
• Leerlingen correct informeren en begeleiden tijdens studie.
• Opvolgen van wijzigingen en praktische afspraken rond studie.
• Toezien op een goede en rustige studieomgeving.
• Communiceren met collega's wanneer zich problemen of wijzigingen voordoen.

2. Communicatie en brieven aan ouders

• Opstellen, verwerken en versturen van communicatie naar ouders en leerlingen.
• Opstellen van brieven en praktische informatie vanuit de school.
• Verzorgen van communicatie via de gebruikte digitale systemen, waaronder Classid en e-mail.
• Correct opvolgen van reacties, vragen en praktische afspraken.
• Samenwerken met directie en collega's bij communicatie die vanuit de school wordt verspreid.

3. Toezichten

• Organiseren en/of opvolgen van toezichtmomenten.
• Opvolgen van de praktische bezetting van toezicht.
• Signaleren van problemen of incidenten tijdens toezicht.
• Zorgen voor een correcte communicatie naar de betrokken collega's.

4. Schoolongevallen

• Eerste administratieve opvolging van schoolongevallen.
• Registreren en verwerken van de nodige informatie en documenten.
• Opvolgen van de communicatie met ouders en betrokken personeelsleden.
• Zorgvuldig bijhouden van de nodige administratie.
• Verdere opvolging volgens de interne procedure van de school.

5. Boekenverantwoordelijke

• Opvolgen van het boekenbeheer en de bijhorende administratie.
• Leerlingen en ouders informeren over boeken en praktische afspraken.
• Opvolgen van bestellingen, uitgifte en teruggave volgens de schoolprocedure.
• Contact onderhouden met de betrokken collega's en/of leverancier wanneer nodig.

6. Huiswerklas

• Organiseren en opvolgen van de huiswerklas.
• Aanwezigheden en praktische opvolging van leerlingen binnen de huiswerklas.
• Zorgen voor een rustige en gestructureerde werkomgeving.
• Communiceren met ouders en collega's wanneer dit nodig is.
• Opvolgen van afspraken en eventuele problemen.

Algemene secretariaatstaken

Naast de hierboven beschreven hoofdverantwoordelijkheden maakt de medewerker deel uit van de dagelijkse werking van het secretariaat en springt waar nodig bij.

Dit kan onder andere betrekking hebben op:

• onthaal van leerlingen, ouders en bezoekers;
• telefonisch en per e-mail beantwoorden van vragen;
• administratieve ondersteuning van collega's en directie;
• verwerken en opvolgen van documenten;
• communicatie via de gebruikte digitale systemen;
• ondersteunen bij activiteiten en praktische schoolorganisatie;
• inspringen voor collega's bij afwezigheid of drukke momenten.