Functieomschrijving

Je zorgt ervoor dat onze Study Spaces goed voorbereid zijn en vlot draaien. Je maakt de planning, stemt af met collega’s en partners, volgt het budget op en regelt alles wat nodig is om studenten tijdens de examenperiodes een goede studeerplek te bieden.

Je zit daarbij niet alleen achter je bureau. Tijdens de voorbereiding ga je op zoek naar geschikte locaties voor de Study Spaces en ga je ter plaatse om te bekijken wat mogelijk is. Tijdens de examenperiodes ga je regelmatig langs bij de Study Spaces. Zo zie je zelf wat goed loopt, waar studenten of vrijwilligers tegenaan lopen en waar je moet bijsturen.

Dit ga je onder andere doen:

• Je organiseert de Study Spaces van begin tot einde. Je maakt een planning, legt locaties en praktische afspraken vast, volgt de werking tijdens de examenperiode op en evalueert achteraf wat beter kan.
  Je houdt de planning en het budget in het oog. Als een deadline in gevaar komt of iets anders loopt dan verwacht, zoek je een oplossing en stuur je bij.
• Je gaat tijdens de examenperiodes regelmatig langs bij de Study Spaces. Je praat met studenten en vrijwilligers, merkt problemen snel op en helpt om ze op te lossen.
• Je zorgt er samen met je collega’s voor dat studenten op tijd duidelijke en correcte informatie krijgen. Ze weten waar en wanneer ze terechtkunnen en of ze vooraf een plek moeten reserveren.
• Je stelt een ploeg student-vrijwilligers samen. Je werft hen, maakt hun planning en administratie in orde, geeft duidelijke briefings en bent hun aanspreekpunt tijdens de werking.
• Je vraagt offertes aan bij leveranciers, vergelijkt prijzen en voorstellen, maakt afspraken en volgt de uitvoering op.
• Je zoekt nieuwe locaties en partners die het aanbod van de Study Spaces kunnen versterken of uitbreiden.
• Je plant en leidt overlegmomenten. Je maakt duidelijk wie welke taak opneemt en tegen wanneer. Je verdeelt taken binnen projecten, volgt de uitvoering op en ondersteunt collega’s en andere betrokkenen waar nodig.
• Je maakt praktische draaiboeken, planningen en andere documenten. Zo weet iedereen wat er wanneer moet gebeuren en blijft belangrijke informatie beschikbaar voor volgende edities.
• Je verzamelt cijfers en feedback van studenten, vrijwilligers en partners. Daarmee bepaal je wat we bij een volgende editie behouden en wat we anders aanpakken.
• Je kijkt ook vooruit. Na elke editie bekijk je samen met collega’s hoe we de Study Spaces en andere projecten binnen Communicatie & Events eenvoudiger, beter en duurzamer kunnen organiseren.

Daarnaast draag je bij aan de goede werking van het team en de hele organisatie. Je neemt andere projecten binnen Communicatie & Events op, ondersteunt collega’s, deelt je kennis en helpt mee om gezamenlijke doelstellingen te realiseren.