Functieomschrijving

Voor onze klant, een stabiele en internationale speler actief in de logistieke sector en gelegen in de regio Diegem, zijn we op zoek naar een Compliance Administrative Support Officer. In deze administratieve en nauwkeurige functie bied je ondersteuning aan het compliance team en sta je in voor het beheer en de opvolging van verschillende administratieve en compliance-gerelateerde dossiers. Je zorgt ervoor dat documentatie correct wordt gearchiveerd, acties tijdig worden opgevolgd en rapporteringen en meetings administratief goed worden voorbereid.

Takenpakket:

• Je staat in voor het structureren, beheren en archiveren van compliance-documentatie, dossiers, registers en digitale bestanden.
• Je zorgt ervoor dat procedures, formulieren, werkinstructies en andere documenten steeds correct en up-to-date worden beheerd.
• Je verzorgt de administratieve opvolging en documentatie bij de onboarding van nieuwe klanten.
• Je volgt compliance-acties op wanneer zich problemen, incidenten of afwijkingen voordoen en bewaakt de deadlines en verdere opvolging.
• Je houdt actiepunten, opvolgingslijsten en andere compliance trackers nauwgezet bij.
• Je verzamelt gegevens en staat in voor het opmaken van rapporteringen, dashboards en overzichtelijke analyses voor het compliance team en management.
• Je bereidt presentaties en managementinformatie voor en zorgt ervoor dat de nodige informatie tijdig beschikbaar is.
• Je organiseert meetings, maakt de nodige documenten en agenda's op en zorgt voor een correcte administratieve opvolging van actiepunten.
• Je onderhoudt verschillende administratieve bestanden en systemen en zorgt ervoor dat informatie steeds volledig en correct geregistreerd is.
• Je ondersteunt het compliance team bij diverse administratieve taken en zorgt mee voor een vlotte dagelijkse werking.