Functieomschrijving

Als administratief medewerker internationale evenementen:

• Bied je administratieve ondersteuning bij de organisatie van inkomende delegaties, uitgaande missies en andere internationale evenementen.
• Volg je diverse mailboxen op en zorg je voor een correcte en tijdige verwerking van aanvragen en vragen.
• Ondersteun je bij de opmaak en opvolging van programma's voor internationale delegaties.
• Plan en organiseer je overlegmomenten met interne en externe stakeholders.
• Sta je in voor de praktische voorbereiding van evenementen, waaronder zaalreservaties, catering, audiovisuele ondersteuning, hotel- en restaurantboekingen en signalisatie.
• Vraag je offertes op en verzorg je de administratieve opvolging van bestellingen en bestelbonnen.
• Werk je mee aan het beheer en de verdere ontwikkeling van de CRM-database voor internationale relaties.
• Zorg je voor een correcte registratie en opvolging van gegevens met betrekking tot delegaties, missies en evenementen.
• Ondersteun je de organisatie van dienstreizen van leden van de dienst en van het universitaire bestuur.
• Werk je mee aan projecten van de adviseurs internationale relaties, zoals internationale netwerken en specifieke ondersteuningsprogramma's.
• Ondersteun je collega's bij de organisatie van grotere evenementen en ben je, waar nodig, aanwezig tijdens evenementen.
• Denk je actief mee over efficiëntere administratieve processen en een optimale werking van de afdeling.
• Begeleid je waar nodig jobstudenten en vrijwilligers.