Functieomschrijving

Ben jij een nauwkeurige en zelfstandige administratieve duizendpoot die graag structuur brengt en ervoor zorgt dat alles achter de schermen vlot verloopt?

Voor een professionele en familiale omgeving in de regio Lochristi zijn we op zoek naar een Administrative Support Officer voor 20 à 24 uur per week.

In deze veelzijdige functie neem je een breed administratief takenpakket op. Je zorgt ervoor dat dossiers correct en volledig worden opgevolgd, documenten tijdig in orde zijn en de interne administratie vlot verloopt. Je krijgt daarbij de nodige zelfstandigheid en verantwoordelijkheid.

Jouw takenpakket

Administratieve opvolging

• Je houdt administratieve dossiers up-to-date en zorgt ervoor dat alle gegevens correct verwerkt zijn.
• Je volgt administratieve verplichtingen en documenten nauwgezet op volgens bepaalde procedures.
• Je maakt brieven en documenten administratief in orde en volgt de ondertekening en retour ervan op.
• Je bezorgt documenten en addenda aan klanten en bewaakt de verdere opvolging.
• Je zorgt ervoor dat aangiftes en documenten tijdig worden ingediend.
• Je volgt betalingen en terugbetalingen richting klanten op.
• Je koppelt ontvangstbewijzen aan de juiste dossiers en bezorgt rapporten aan klanten.
• Je staat in voor de uitgaande facturatie.
• Je ondersteunt bij verschillende vertrouwelijke administratieve taken, waaronder verzekeringen en personeelsadministratie.
• Je helpt mee om de administratie verder te digitaliseren en structureren.
• Je houdt het archief overzichtelijk en zorgt ervoor dat documenten correct worden bijgehouden en terugbezorgd.
• Je denkt mee na over hoe administratieve processen efficiënter en overzichtelijker kunnen worden georganiseerd.