Functieomschrijving

Als Administratief Assistent ben jij de spilfiguur die onze organisatie vlot laat draaien. Je beheert communicatie en documenten, bewaakt de kwaliteit van onze administratieve processen en ondersteunt het team zodat iedereen zich kan focussen op hun kerntaken.

Jouw takenpakket als Administratief Assistent is gevarieerd en uitdagend:

• Je stelt brieven en documenten op de computer op voor project managers, contract managers en het management, en je zorgt voor een correcte ondertekening en opvolging hiervan.
• Je beheert de inkomende en uitgaande correspondentie en zorgt dat alles bij de juiste personen terechtkomt.
• Je beheert de functionele mailboxen, beantwoordt berichten zelfstandig of stuurt ze intern door naar de juiste collega's.
• Je behandelt inkomende telefoongesprekken op een professionele en klantvriendelijke manier.
• Je staat in voor het digitale beheer en de archivering van belangrijke documenten zoals verslagen en contracten, en je uploadt deze vlot op het assistentieplatform Axxerion.
• Je coördineert het kwartaalrapport, zorgt voor een efficiënte opvolging en houdt de contactgegevens van alle stakeholders jaarlijks up-to-date.
• Je helpt mee met het opstellen en voorbereiden van interne en externe presentaties.