Functieomschrijving

Als Office Manager neem je een centrale rol op binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles administratief vlot en correct verloopt. Je bent de schakel tussen verschillende diensten en ondersteunt de directie en bestuursorganen op professioneel niveau.

Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:

• Het organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.

• Het aansturen, motiveren en begeleiden van een team van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers.

• Waken over een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening voor zowel interne als externe contacten.

• Het analyseren, beschrijven en optimaliseren van administratieve processen en hierbij projecten in goede banen leiden.

• Het voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzorgen van een correcte verslaggeving en opvolging van beslissingen.

• Het controleren van documenten op juridische en administratieve correctheid.

• Het onderhouden van contacten met externe instanties rond administratieve dossiers.

• Het coördineren van aankoopdossiers en ondersteunen van collega's bij aankoopprocedures en overheidsopdrachten.

• Het opvolgen van dossiers van aanvraag tot gunning, alsook het beheren en opvolgen van contracten.